Pour commencer
Ce que fait FChat Business
FChat Business transforme un numéro WhatsApp Business en boîte de réception d'équipe. Plusieurs agents répondent au même numéro sans se marcher dessus, chaque contact a un responsable, et tout ce qui se passe est mesuré.
Sur WhatsApp classique, un numéro = un téléphone. Un seul commercial peut lire les messages, et quand il part en congé, la relation client part avec lui. FChat Business s'appuie sur l'API WhatsApp Business : le numéro devient un service, accessible depuis Windows, Android et iPhone en même temps.
Une seule boîte
Toutes les conversations du numéro de l'entreprise, avec les photos, les vocaux et les documents, sur son ordinateur comme sur son téléphone.
Qui fait quoi
Chaque conversation a un agent responsable, un statut et une étiquette. Rien ne reste sans propriétaire.
Des chiffres
Temps de réponse, conversions, rendement de chaque publicité, performance de chaque agent — sur la période de votre choix.
WhatsApp n'autorise l'écriture libre que pendant 24 heures après le dernier message du client. Passé ce délai, seuls les modèles approuvés par Meta peuvent être envoyés. Cette règle vient de Meta, pas de FChat Business : elle existe pour protéger les utilisateurs du démarchage. FChat Business affiche l'état de la fenêtre dans chaque conversation et bascule automatiquement sur les modèles quand elle est fermée.
Au quotidien
La boîte de réception
C'est l'écran où vos agents passent leur journée. À gauche la liste des conversations, à droite celle qui est ouverte. Sur téléphone, la conversation prend tout l'écran.
Trouver la bonne conversation
La recherche accepte un nom ou un numéro. Les filtres du haut se combinent : Non lues, Mes conversations, une étiquette précise, ou un statut (ouverte, en attente, résolue).
Lundi matin, un agent ouvre FChat Business et clique sur « Mes conversations » puis « Non lues » : il voit uniquement les clients qui l'attendent, lui, et pas les 300 autres discussions de l'entreprise.
Répondre
Texte, photo, vidéo, document, message vocal. Un appui long (ou clic droit sur ordinateur) sur un message ouvre les actions : répondre en citant, copier le texte, transférer vers une autre conversation, ou partager le fichier hors de l'application.
Un client envoie la photo d'un ticket de caisse mal imprimé. L'agent la transfère au technicien dans une autre conversation FChat Business, sans la réenregistrer ni quitter l'app.
Assigner et suivre
Chaque conversation peut être attribuée à un agent et changer de statut : ouverte (à traiter), en attente (on attend le client ou un collègue), résolue (terminé).
Un prospect demande un devis. L'agent passe la conversation en « en attente » le temps que la comptabilité chiffre, puis en « résolue » une fois le devis envoyé. Le responsable voit d'un coup d'œil combien de dossiers dorment en attente.
Notes internes
Une note reste dans FChat Business : elle n'est jamais envoyée au client. C'est la mémoire de la relation.
« Client sceptique sur le prix, a déjà un concurrent — insister sur la garantie. » Le collègue qui reprend la conversation le samedi sait exactement où en est le dossier.
Étiquettes
Une étiquette classe le contact. Deux existent d'office dans chaque entreprise : Prospect et Client. Vous pouvez en créer d'autres (Démo, SAV, Grand compte…).
Mettre l'étiquette « Client » ne fait pas que colorer une ligne : la fiche du contact dans le CRM passe automatiquement en Client / Converti avec la date du jour. C'est aussi ce qui alimente le taux de conversion du tableau de bord. Étiquetez au moment où la vente est faite — pas avant, pas trois semaines après.
Vendre, pas seulement répondre
Le cycle de vente
L'étiquette dit ce qu'est un contact. L'étape dit où il en est. Les deux vivent côte à côte : un contact peut être « Grand compte » et à l'étape « Devis envoyé ».
Chaque entreprise démarre avec ce pipeline, modifiable dans Paramètres › Étapes de vente :
Nouveau → Contacté → Démo faite → Devis envoyé → Négociation → Client (gagnée) ou Perdu (perdante).
Placer un dossier
Dans une conversation, menu ⋮ › Étape de vente. Le passage à une étape perdante demande un motif : prix, concurrent, budget, injoignable… La liste se modifie dans les réglages.
Le tableau de bord affiche 33 % de conversion. Sans étapes, vous savez seulement que 67 % vous échappent. Avec elles, vous voyez que 40 dossiers stagnent à « Devis envoyé » depuis 18 jours en moyenne : le problème n'est ni la pub ni la démo, c'est la relance après devis.
Placer un dossier à l'étape gagnante pose
automatiquement l'étiquette « Client », qui met à jour la fiche
clients_crm (statut Client, converti, date du jour). Un
seul geste, un seul chemin de conversion : l'étape et l'étiquette ne
peuvent pas raconter deux histoires différentes.
Ce que ça donne sur le tableau de bord
Deux blocs apparaissent dès que des dossiers sont placés : l'entonnoir (dossiers par étape, dans l'ordre du cycle, avec l'ancienneté médiane dans chaque étape) et « Pourquoi vous perdez ».
40 dossiers en « Négociation » n'a pas le même sens si la médiane est de 2 jours ou de 3 semaines. Le compteur dit le volume, l'ancienneté dit si ça avance.
Gagner du temps
Répondre plus vite
Raccourcis « / »
Des réponses toutes prêtes — texte, fichier ou audio — appelées en tapant
/ dans la zone de saisie.
Créez /tarifs avec le PDF des prix. Vingt fois par jour, l'agent
tape trois caractères au lieu de chercher le fichier.
Modèles WhatsApp
Messages approuvés par Meta, seuls autorisés hors des 24 h. Vous les créez, modifiez et suivez leur statut d'approbation depuis FChat Business.
Un prospect n'a plus écrit depuis 5 jours. Un modèle « relance » le réactive — impossible avec un message libre.
Diffusion
Envoyer un même modèle à un grand nombre de contacts, avec le compte exact des destinataires avant de valider.
Annoncer une promotion de fin de mois à tous les contacts étiquetés « Prospect », sans toucher aux clients déjà équipés.
Envois différés
Un message préparé aujourd'hui, envoyé à l'heure que vous choisissez — ponctuel ou récurrent.
Préparer le vendredi soir le rappel de maintenance qui partira lundi 8 h, sans que personne n'ait à y penser.
Import de contacts
Charger un fichier Excel ou CSV pour créer les fiches en masse. Les doublons sont écartés automatiquement.
Reprendre le carnet d'adresses d'une succursale le jour du démarrage, au lieu de saisir 400 numéros à la main.
Relances
Les contacts restés sans réponse remontent dans une liste dédiée, avec un compteur. Le suivi s'arrête tout seul dès que le client répond.
Chaque matin, l'agent ouvre « À relancer » : ce sont exactement les prospects qu'il aurait oubliés.
Sans intervention humaine
Les automatismes
Tout ce qui suit se règle dans Paramètres › Administration et n'est visible que par les administrateurs.
Réponses automatiques
Trois mécanismes indépendants : un message d'accueil au tout premier contact, un message d'absence hors des horaires d'ouverture, et des règles par mot-clé qui répondent et étiquettent.
Règle mot-clé : si le message contient « prix » ou « combien », répondre avec la grille tarifaire et poser l'étiquette « Prospect ». Le client a sa réponse en deux secondes, à 23 h comme à midi.
Attribution automatique
Répartit les nouveaux contacts entre les agents selon la plage horaire. Une assignation manuelle existante n'est jamais écrasée.
De 8 h à 13 h les nouveaux prospects vont à Awa, de 13 h à 18 h à Patrick. Fini les « je croyais que tu l'avais pris ».
Réponse après un appel manqué
Quand personne ne décroche, FChat Business écrit au client dans la foulée. Deux modes : un message global pour toute l'entreprise, ou un message par agent — chacun renvoyant vers son propre numéro d'appel local.
Conçu pour un numéro WhatsApp unique partagé entre plusieurs succursales. Le message de l'agent de Lubumbashi donne le numéro de Lubumbashi ; celui de Kolwezi donne le sien. Chaque agent peut aussi porter son pays, sa ville, sa province et son code succursale : ces informations partent avec le prospect vers le CRM, au lieu de la succursale par défaut.
Un client de Kolwezi appelle à 19 h, personne ne décroche. Trente secondes plus tard il reçoit : « Nous avons vu votre appel. Notre agence de Kolwezi vous rappelle demain à 8 h, ou joignez-nous au +243 … ». L'appel manqué devient une conversation au lieu d'un client perdu.
Acquisition
Publicités et prospects
Une publicité Facebook ou Instagram « Cliquer pour WhatsApp » amène le prospect directement dans votre boîte de réception. FChat Business sait de quelle publicité il vient et l'affiche en haut de la conversation, avec l'identifiant de la pub.
Routage par campagne
Une règle par publicité : quel agent la reçoit, quelle étiquette est posée. Le prospect arrive déjà classé et déjà attribué.
La campagne « Caisse enregistreuse Kinshasa » va systématiquement à l'agent de Kinshasa ; la campagne « Lubumbashi » à celui de Lubumbashi. Le même numéro WhatsApp sert trois villes.
Accueil publicitaire automatique
Un message envoyé au tout premier contact venu d'une publicité — différent du message d'accueil ordinaire. Il accepte du texte, un média, des boutons ou un menu déroulant.
Boutons : 3 au maximum, 20 caractères par bouton, et l'en-tête peut être une image ou une vidéo. Menu : 10 lignes au maximum, 24 caractères par ligne, et l'en-tête ne peut être que du texte. Quand un média ne peut pas tenir dans l'en-tête, FChat Business l'envoie automatiquement juste avant, en message séparé.
Le prospect clique sur la pub. Il reçoit aussitôt la vidéo de démonstration du logiciel, suivie de trois boutons : « Voir les tarifs », « Prendre rendez-vous », « Parler à un conseiller ». Il se qualifie tout seul avant même qu'un agent n'ouvre la conversation.
Synchronisation avec le CRM
Au premier message d'un numéro inconnu, une fiche prospect est créée dans le CRM FflexyPOS, avec le canal, la source et — si l'agent est rattaché à une succursale — le pays, la ville, la province et le code succursale. Un numéro déjà présent n'est jamais dupliqué.
Téléphonie
Appels WhatsApp
Vos clients peuvent voir un bouton d'appel sur votre profil WhatsApp. Vous l'activez ou le désactivez depuis Paramètres › Appels WhatsApp.
Chaque appel entrant apparaît dans la conversation du contact sous forme de mention centrée : Appel entrant, sa durée, ou Appel manqué en rouge. Les appels manqués comptent dans le tableau de bord et déclenchent la réponse automatique.
Recevoir la voix à l'intérieur de FChat Business demanderait un serveur dédié en permanence, que Firebase ne peut pas fournir. Aujourd'hui l'appel sonne sur le téléphone du numéro ; FChat Business le journalise et rattrape ceux que personne n'a pris. Les appels entrants sont gratuits pour vous.
Décider
Tableau de bord et exports
Paramètres › Tableau de bord, réservé aux administrateurs. Choisissez une période — deux dates libres, ou 7 / 30 / 90 jours — et filtrez par agent ou par étiquette.
| Indicateur | Ce qu'il dit vraiment |
|---|---|
| Nouveaux contacts | Combien de personnes vous ont écrit pour la première fois. |
| Conversions | Combien sont passées à l'étiquette « Client ». Le taux est le rapport des deux. |
| 1re réponse (médiane) | Le délai qu'attend un client sur deux avant qu'on lui réponde. |
| 90e centile | Le pire vécu client, hors 10 % de cas extrêmes. C'est celui qui fait perdre des ventes. |
| Sans réponse | Conversations où le client a écrit et où personne n'a répondu. À zéro tous les soirs. |
| Appels manqués | Autant d'occasions de vente à rattraper. |
| Par campagne | Contacts et conversions de chaque publicité — quelle pub rapporte, laquelle coûte. |
Trois exports
Le bouton de partage, en haut à droite, propose trois fichiers. Sur ordinateur ils sont enregistrés dans Téléchargements puis ouverts ; sur téléphone, la feuille de partage s'ouvre.
- Rapport PDF — mise en page prête à présenter ou à archiver.
- Excel / CSV — toutes les tables, retraitables.
- Événements Meta — le fichier à renvoyer à Meta pour améliorer vos publicités.
Vendre
Terrain : ventes, factures et stock
FChat Business ne s'arrête pas à la conversation. Le technicien encaisse chez le client, le reçu part sur WhatsApp, la vente descend dans SFAV — et si vous activez la gestion de stock, chaque vente décompte la marchandise de sa ville, toute seule.
Le catalogue : Produits & services
Paramètres › Produits & services (administrateur). Chaque référence porte un nom, un prix d'achat (jamais montré au client), un prix de vente, une devise (USD ou CDF) et une nature :
- Produit — de la marchandise : elle se stocke, et chaque vente la décompte ;
- Service — une prestation : aucun stock, jamais.
Votre catalogue vit déjà dans SFAV ? Le bouton d'import le recopie dans FChat Business en une fois, dédoublonné par code-barres. Et une référence née dans FChat Business s'exporte vers SFAV d'un clic — sans jamais écraser un prix tenu là-bas.
Encaisser : démonstration, vente, facture
Depuis la conversation du client, l'agent autorisé (« Peut encaisser », dans sa fiche) ouvre l'encaissement et choisit la forme : vente (payée, soldée d'office), facture (émise, à payer — encaissable ensuite par tranches), ou frais de démonstration si votre entreprise pratique l'avance imputable. Le panier vient du catalogue, les montants sont proposés d'avance, le reçu part sur WhatsApp avec la facture PDF.
Un compte marqué « Caissier » n'a pas de second geste à faire : sa vente part dans SFAV à l'instant où il l'enregistre. Les autres poussent quand ils veulent, depuis le journal des encaissements.
Activer la gestion de stock — l'option de VOTRE entreprise
La gestion de stock est un module que l'administrateur allume lui-même. Coupé, rien ne change dans FChat Business. Allumé, le stock se tient ville par ville — la même ville qui route déjà vos publicités et vos agents de garde.
-
Allumez le module
Paramètres › Stock et inventaire, puis l'engrenage en haut à droite : « Activer la gestion de stock ». Décidez au même endroit si une vente doit être bloquée quand le stock manque — sinon elle passe et le stock devient négatif, en rouge au rapport.
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Rattachez chaque vendeur à sa ville
Paramètres › Utilisateurs → « Ville de rattachement ». C'est le stock de CETTE ville que ses ventes décomptent. Cochez « Gestion de stock » pour la personne qui tient le dépôt de la ville : elle affecte le stock aux agents de sa ville et suit leurs relevés — les entrées, les sorties et les inventaires restent entre les mains de l'administrateur.
-
Faites l'inventaire de départ
Dans Stock et inventaire, touchez chaque produit → « Inventaire (comptage) » et saisissez la quantité réellement comptée. Ce chiffre devient l'« initial » du rapport ; entrées et sorties se comptent à partir de là.
Le stock est rattaché à l'identité de la ville, pas à son nom. « Kin » devient « Kinshasa » ? Les quantités, le journal et les affectations suivent, à l'unité près.
Les quatre gestes du magasinier
Dans Stock et inventaire, on touche un produit et on choisit le geste. Les trois premiers écrivent le stock : administrateur uniquement. Le quatrième — l'affectation — est aussi celui du gestionnaire de la ville :
| Geste | Ce qu'il fait | À savoir |
|---|---|---|
| Entrée de stock | La marchandise reçue s'ajoute au stock de la ville. | L'administrateur peut corriger le prix d'achat et le prix de vente au passage : le catalogue suit. |
| Sortie (hors vente) | Une diminution qui n'est pas une vente : casse, don, péremption, correction. | Le motif est obligatoire — c'est lui qui explique l'écart six mois plus tard. Une sortie au-delà du stock est refusée. |
| Inventaire (comptage) | Le comptage physique remplace le stock et remet les compteurs d'entrées / sorties à zéro. | C'est le point de départ du rapport. Faites-le par produit, au rythme qui vous convient. |
| Affecter à un agent | Confie une part du stock de la ville à un agent ou un technicien — et se reprend de la même feuille. | La part confiée ne quitte pas le stock de la ville : quand l'agent vend, sa part ET le stock de la ville diminuent ensemble. Chacun voit sa part dans « Mon stock ». |
| Relevé d'un agent | Façon relevé bancaire : date et heure, produit, colonne Entrée (ce qui lui a été confié), colonne Sortie (retour ou vente), et le solde en main après chaque ligne. PDF en un bouton. | Toucher un agent (onglet Affectations, ou le tableau de situation). L'agent ouvre le SIEN depuis « Mon stock » : c'est sa décharge, il la relit sans rien demander. |
| Situation des agents | Par ville : un tableau — entrées, sorties, solde de chaque agent, la ligne des totaux, et le « reste au dépôt » (stock de la ville moins tout ce que les agents détiennent). PDF en un bouton. | L'icône « agents » de l'écran Stock. Le reste au dépôt est ce que le gestionnaire doit pouvoir présenter physiquement, lui. |
La vente décompte toute seule
Une vente ou une facture qui contient des produits décompte le stock de la ville du vendeur, dans le même geste que l'encaissement — rien à saisir. Un service ne décompte jamais rien. Si l'administrateur a activé le blocage, la vente d'un produit épuisé est refusée avec le chiffre exact (« 2 en stock, 5 demandé ») ; et la suppression d'un encaissement par l'administrateur rend la marchandise à sa ville, avec une ligne « Annulation » au journal.
Le journal : filtrer, retrouver, corriger
L'onglet Journal garde la trace de chaque geste. La barre de recherche (commune aux trois onglets) retrouve un produit ou un auteur ; les puces de période filtrent sur aujourd'hui, 7 jours, 30 jours, tout, ou deux dates au choix. L'administrateur peut supprimer un mouvement erroné (corbeille sur la ligne) : son effet est annulé — le stock reprend sa valeur, la ligne SFAV est annulée si elle y était partie. Deux exceptions assumées : un inventaire ne se supprime pas (refaites un comptage), et une vente se corrige par la suppression de l'encaissement lui-même.
Le rapport de stock
Depuis l'écran Stock, l'icône de rapport : par ville, ou général toutes villes confondues. Par produit : l'initial du dernier inventaire, les entrées, les sorties, le reste, puis sa valorisation — « ça nous a coûté autant » (prix d'achat), « si on vend on aura autant » (prix de vente), et pour l'administrateur seul, le bénéfice éventuel. Les totaux se font devise par devise, et un reste négatif s'affiche en rouge. Le bouton PDF produit le même tableau en A4 et l'ouvre aussitôt dans le lecteur intégré — prêt à imprimer ou à partager.
Et SFAV ?
Les ventes descendent déjà dans la table des ventes SFAV, et y décomptent le stock de la succursale. Les entrées, sorties et inventaires faits dans FChat Business sont recopiés en plus dans les opérations de stock SFAV — à une condition : que la ville porte son code succursale SFAV (Paramètres › Villes de campagne). Le journal du stock montre pour chaque ligne un petit nuage : vert, c'est recopié ; gris, c'est resté dans FChat Business, avec la raison.
Factures proforma
Depuis la conversation d'un client : menu ⋮ → « Générer la facture proforma ». Le panier vient du catalogue, les prix se retouchent ligne par ligne, la validité de l'offre s'imprime sur le document — et le PDF (filigrané PROFORMA, sans valeur comptable) s'ouvre aussitôt pour vérification. L'envoi suit : WhatsApp en message libre (fenêtre de 24 h ouverte), WhatsApp via un modèle approuvé (au-delà — le PDF voyage dans l'en-tête document du modèle), ou e-mail avec le PDF en pièce jointe. L'historique vit dans Paramètres › Factures proforma, renvoi compris.
Fournisseurs et bons de commande
Paramètres › Fournisseurs tient la liste — nom, WhatsApp, e-mail. Paramètres › Bons de commande crée la pièce : fournisseur, articles du catalogue en prix d'achat, note, PDF filigrané COMMANDE. L'envoi WhatsApp crée la conversation du fournisseur s'il n'en avait pas : le fil de la commande vit ensuite dans la boîte de réception, comme n'importe quel contact. Hors fenêtre de 24 h, même règle que partout : un modèle approuvé, idéalement à en-tête document.
Campagne par produit acheté
Paramètres › Campagne par produit acheté : choisissez un produit ou un service, dites « il y a N jours » — le N que vous voulez, ce jour-là précisément ou depuis — et FChat Business sort la liste des clients concernés, calculée sur les encaissements réels. Vous cochez, vous écrivez, vous envoyez : par e-mail (aux fiches qui portent une adresse), ou par WhatsApp — modèle approuvé pour les acheteurs d'il y a plusieurs jours, votre message remplissant la variable du modèle. Chaque conversation garde la trace et le statut de son message.
Contrats à signature électronique
L'administrateur rédige ses modèles dans Paramètres › Modèles
de contrat — un éditeur façon Word : gras, souligné, tailles,
listes numérotées, alignements, et une liste de polices téléchargées
en arrière-plan. Les pastilles insèrent les variables
{entreprise}, {nom}, {adresse},
{telephone}, {email}, {date},
{rccm}, {idnat}, {impot} —
remplies automatiquement pour chaque client (les identifiants légaux
RCCM, id. national et numéro impôt se saisissent dans la fiche du
contact). Chaque modèle choisit
aussi d'inclure ou non l'en-tête (logo + nom de
l'entreprise en tête de première page) — coupé, le contrat sort sur
page neutre. Le cachet de l'entreprise
(Réglages du même écran) est posé D'AVANCE sur chaque contrat émis —
importez un PNG ou signez directement à l'écran, au doigt ou
à la souris.
Sur le terrain : conversation du client → menu ⋮ → « Générer le contrat ». Le PDF (autant de pages qu'il faut, plus la page des signatures) s'ouvre pour relecture, puis le lien de signature part — WhatsApp libre (le client vient d'écrire), modèle approuvé (au-delà de 24 h), ou e-mail avec le contrat joint.
Le client ouvre le lien, lit le contrat, et signe : en dessinant, ou en joignant une image (signature ou cachet). La signature ne peut être faite qu'UNE seule fois — le lien reste actif tant qu'il n'a pas signé, et plus après. À la signature : l'équipe est prévenue (notification, e-mail aux administrateurs, note dans la conversation), et le client reçoit automatiquement le fichier signé par WhatsApp et par e-mail. Paramètres › Contrats tient les deux listes — à signer et signés — et relance un client avec SON lien en un geste.
Proformas, fournisseurs et bons de commande, campagnes par produit, contrats : chacune de ces tâches se confie dans Paramètres › Gérer les utilisateurs. Un compte non administrateur ne voit QUE les écrans de ses tâches — pas de porte visible sans clé, et le serveur revérifie chaque envoi.
Référence
Les réglages, un par un
Tout ce que contient l'onglet Paramètres, avec ce que chaque réglage change concrètement. La section Administration n'est visible que des administrateurs.
Messagerie — visible par tous
| Réglage | Ce qu'il fait | Quand s'en servir |
|---|---|---|
| Réponses rapides | Des messages tout prêts appelés en tapant / :
texte, média (image, vidéo, audio, document), boutons de réponse
ou menu déroulant. |
Créez /tarifs avec le PDF des prix. Vingt fois
par jour, l'agent tape trois caractères au lieu de chercher le
fichier. Un raccourci en texte seul s'insère dans la zone de
saisie pour être personnalisé ; avec un média ou des options,
il part directement. |
| Étiquettes | Le classement métier d'un contact. « Prospect » et « Client » existent d'office. | Créez « SAV » pour distinguer les clients qui appellent pour un problème de ceux qui achètent. Le filtre de l'inbox les sépare ensuite en un clic. |
| Messages programmés | Un envoi préparé maintenant, parti à l'heure choisie. Ponctuel ou récurrent. | Le vendredi soir, préparez le rappel de maintenance qui partira lundi 8 h. Personne n'a à y penser. |
| Mon stock | La part de marchandise que le gestionnaire vous a confiée, produit par produit. Chaque vente que vous enregistrez la diminue toute seule. | Avant une tournée, vérifiez que ce que vous transportez correspond à ce que l'écran affiche : c'est votre décharge. |
Terrain & facturation — administrateurs et délégués
| Réglage | Ce qu'il fait | Quand s'en servir |
|---|---|---|
| Encaissements | Le journal des ventes, factures et frais de démonstration : filtres, échéances, envoi vers SFAV, exports. | Chaque soir, deux minutes : ce qui a été encaissé, par qui, et ce qui reste dû. |
| Produits & services | Le catalogue : nature (produit ou service), prix d'achat et de vente, devise. Import / export SFAV. | Avant la première vente. La nature compte : seul un produit se stocke et se décompte. |
| Stock et inventaire | Le stock par ville : entrées, sorties motivées, inventaires, affectations aux agents, rapport valorisé. S'active ici même (engrenage), avec l'option « bloquer la vente sans stock ». | Voir la section Terrain. Visible aussi par l'agent que vous désignez « Gestion de stock » — sa ville uniquement, et il n'y fait que des affectations : écrire le stock reste votre geste. |
| Facturation | La raison sociale, les mentions légales portées sur les factures, l'identifiant SFAV (idm), et le modèle WhatsApp de repli des reçus hors 24 h — choisi dans la liste des modèles approuvés, ceux à en-tête document portant la facture PDF. | Sans l'idm, rien ne peut descendre dans SFAV — ni les ventes, ni les mouvements de stock. |
| Factures proforma | L'historique des proformas et leur renvoi (WhatsApp libre ou modèle, e-mail avec PDF joint). La création se fait depuis la conversation du client. | Tâche attribuable : visible chez l'admin et chez les comptes à qui il l'a confiée. |
| Fournisseurs | La liste de vos fournisseurs — nom, WhatsApp, e-mail, adresse. | Le numéro WhatsApp compte double : c'est par lui que part le bon de commande. |
| Bons de commande | Créer un bon (articles au prix d'achat), générer son PDF, l'envoyer au fournisseur par WhatsApp ou e-mail, et garder l'historique. | Tâche attribuable. L'envoi WhatsApp crée la conversation du fournisseur au besoin. |
| Campagne par produit acheté | La liste des clients qui ont acheté un produit il y a N jours (exactement, ou depuis), puis l'envoi ciblé — e-mail ou WhatsApp, modèle compris. | Tâche attribuable. La relance J+7 d'entretien, l'offre du consommable à renouveler : c'est cet écran. |
Administration — réservé aux administrateurs
| Réglage | Ce qu'il fait | Quand s'en servir |
|---|---|---|
| Tableau de bord | Indicateurs sur la période choisie, filtrables par agent et par étiquette, exportables en PDF, Excel/CSV et événements Meta. | Chaque lundi matin, cinq minutes : combien de nouveaux contacts, quel délai de réponse, quelle pub a rapporté. |
| Étapes de vente | Le pipeline commercial, les étapes gagnante et perdante, et la liste des motifs de perte. | Adaptez les étapes à votre cycle réel. Si vous ne faites pas de démonstration, retirez « Démo faite » — une étape que personne n'utilise fausse l'entonnoir. |
| Attribution automatique | Répartit les nouveaux contacts par plage horaire. Ne touche jamais à une assignation existante. | 8 h – 13 h chez Awa, 13 h – 18 h chez Patrick. Fini les « je croyais que tu l'avais pris ». |
| Routage par campagne | Une règle par publicité : quel agent reçoit, quelle étiquette est posée. | La campagne « Kinshasa » va à l'agent de Kinshasa, celle de « Lubumbashi » au sien. Un seul numéro WhatsApp sert trois villes. |
| Accueil pub automatique | Le message envoyé au tout premier contact venu d'une pub : texte, média, boutons ou menu. | Vidéo de démonstration, puis trois boutons : « Voir les tarifs », « Prendre rendez-vous », « Parler à un conseiller ». Le prospect se qualifie avant qu'un agent n'ouvre la conversation. |
| Réponse après appel manqué | Un message envoyé quand personne n'a décroché. Mode global, ou un message par agent avec sa succursale. | Un client de Kolwezi appelle à 19 h. Trente secondes plus tard il reçoit le numéro de l'agence de Kolwezi. L'appel manqué devient une conversation. |
| Relance automatique | La séquence J+1 / J+3 / J+7 envoyée sans intervention. S'arrête dès que le client répond. | Un prospect n'a pas répondu depuis 3 jours : la relance part seule. Renseignez un modèle approuvé sur chaque étape au-delà de J+1, sinon WhatsApp bloque l'envoi (voir la règle des 24 h). |
| Alerte de réactivité | Prévient l'agent responsable au bout de N minutes sans réponse, puis les administrateurs. | Réglez 10 min / 30 min. Un prospect venu d'une pub a souvent contacté trois concurrents : le premier qui répond gagne. |
| Son de notification | Le son joué à chaque message reçu, pour toute l'entreprise. | Un son distinctif évite que les agents confondent FChat Business avec leur WhatsApp personnel. |
| Réponses automatiques | Accueil au premier contact, message d'absence hors horaires, règles par mot-clé (réponse + étiquette). | Si le message contient « prix » ou « combien » : envoyer la grille tarifaire et poser l'étiquette « Prospect ». Le client a sa réponse à 23 h comme à midi. |
| Appels WhatsApp | Affiche ou masque le bouton d'appel sur votre profil. | Désactivez-le si personne ne peut décrocher aux heures de pointe — un appel manqué déçoit plus qu'un bouton absent. |
| Villes de campagne | Les villes de l'entreprise : routage des pubs, agents de garde, fuseau — et le code succursale SFAV du dépôt, pour que les mouvements de stock y soient recopiés. | Créez vos villes avant d'activer le stock : c'est elles qui le structurent. Les renommer ne dérange rien. |
| Gérer les utilisateurs | Créer et modifier les comptes agents : rôle, droits (encaisser, gestion de stock…), ville de rattachement, point de vente SFAV. | À l'arrivée d'un commercial. Les mots de passe ne sont jamais lisibles, même par vous : ils se réinitialisent par e-mail. |
| Ajouter une entreprise | Provisionne un nouvel espace complet. Super-administrateur uniquement. | À l'ouverture d'un nouveau client. Voir le guide de mise en service plus bas. |
Vos droits
Compte, aide et données
Retrouver ce guide depuis l'application
Deux endroits, tous deux discrets : le bouton d'aide en bas à droite de l'écran de connexion, et Paramètres › Aide et guide d'utilisation une fois connecté. La même fiche s'ouvre : guide, conditions, politique de confidentialité, support, mentions légales et numéro de version exact — le premier renseignement que demande le support.
Dans Paramètres, chacun modifie son nom et son mot de passe. L'administrateur crée et modifie les comptes de son équipe depuis Gérer les utilisateurs. Un mot de passe oublié se réinitialise par e-mail depuis l'écran de connexion : personne, pas même l'administrateur, ne peut lire un mot de passe existant.
Supprimer ses données
Paramètres › Supprimer mes données. L'opération demande un code envoyé par e-mail, puis la saisie du mot « SUPPRIMER ». Deux barrières délibérées : un téléphone déverrouillé ne suffit pas à effacer un compte.
| Supprimé | Conservé |
|---|---|
| Le compte et son accès ; le nom, l'e-mail, le mot de passe ; les notes internes rédigées ; les réglages personnels ; les messages programmés pas encore partis ; les appareils enregistrés pour les notifications. | Le compte de l'entreprise ; les contacts déjà enregistrés ; l'historique des conversations et les messages envoyés aux clients ; les étiquettes, modèles et réponses rapides de l'entreprise. |
Les conversations qui étaient attribuées à la personne repartent dans la file de l'équipe : aucun client ne se retrouve sans suivi.
Nouveaux clients
Demander un espace
Sous le formulaire de connexion, un lien « Demander mon espace » ouvre un formulaire court : entreprise, contact, e-mail, téléphone, numéro WhatsApp souhaité.
L'acceptation des conditions d'utilisation et de la politique de confidentialité est obligatoire — le bouton d'envoi reste inactif tant que l'interrupteur n'est pas activé, et l'accord est horodaté avec la demande.
La demande arrive par e-mail chez FacileApp, qui rappelle et provisionne l'entreprise. L'écran de confirmation renvoie vers ce guide : la vérification d'entreprise chez Meta peut prendre plusieurs jours, autant la lancer tout de suite.
Mettre un numéro en service demande des démarches chez Meta qu'aucun formulaire ne peut abréger. Et techniquement, le webhook FChat Business vérifie la signature de chaque message avec une seule clé — la nôtre : une entreprise ne peut donc pas arriver avec sa propre application Meta. Le vrai libre-service passera par Meta Embedded Signup, où le client connecte son compte en trois clics sans jamais copier un jeton.
Étape 1 sur 2 · côté Meta
Obtenir les six éléments essentiels
Avant de créer l'entreprise dans FChat Business, il faut récupérer six valeurs chez Meta. Tout le reste de la configuration en découle. Comptez une demi-journée, plus le délai de vérification d'entreprise si elle n'est pas encore faite.
Le jeton permanent et la clé secrète permettent d'envoyer des messages au nom de votre entreprise. Ne les envoyez jamais par WhatsApp, par e-mail ni par SMS, et ne les collez dans aucun document partagé. Dans FChat Business, elles sont saisies une seule fois puis stockées chiffrées côté serveur : elles ne redescendent jamais dans l'application.
Étape 2 sur 2 · côté FChat Business
Créer une entreprise dans FChat Business
Réservé au super-administrateur : Paramètres › Ajouter une entreprise. Une entreprise = un espace totalement isolé. Aucune donnée ne circule d'une entreprise à l'autre.
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Identité de l'entreprise
Un identifiant court, en minuscules et sans accent (
groupe-elako) : il ne se change plus ensuite. Puis le nom affiché, la couleur de marque et le logo. L'application prend cette couleur pour cette entreprise. -
Connexion WhatsApp
Collez l'identifiant du numéro, l'identifiant du compte WhatsApp Business et le jeton permanent récupérés à l'étape précédente. Choisissez la langue par défaut des modèles (
fr).FChat Business crée au passage la table d'aiguillage : c'est elle qui fait qu'un message arrivant sur ce numéro atterrit dans cette entreprise et nulle part ailleurs.
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Compte administrateur
Nom, e-mail et mot de passe provisoire du responsable. Il pourra ensuite créer ses agents lui-même. Demandez-lui de changer son mot de passe à la première connexion.
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Premier test
Depuis un téléphone personnel, envoyez « bonjour » au numéro de l'entreprise. Le message doit apparaître dans FChat Business en quelques secondes. Répondez : le retour doit arriver sur le téléphone. Si les deux sens fonctionnent, la plomberie est bonne.
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Réglages de démarrage
Dans l'ordre de rentabilité :
- Réponses automatiques — accueil et horaires d'ouverture
- Attribution automatique — qui reçoit les nouveaux contacts
- Réponse après appel manqué — le rattrapage le plus rentable
- Réponses rapides — tarifs, adresse, catalogue
- Alerte de réactivité — 10 min / 30 min pour commencer
- Modèles — à faire approuver tôt, l'examen prend du temps
- Étapes de vente — ajustez le pipeline à votre cycle réel
- Relance automatique — une fois les modèles approuvés
- Routage par campagne — dès que les publicités tournent
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Former l'équipe
Trois réflexes suffisent au démarrage : s'assigner une conversation qu'on prend en main, étiqueter Client au moment de la vente, passer en résolue quand c'est terminé. Tout le tableau de bord repose sur ces trois gestes.
Référence
Où coller chaque valeur
Les mêmes valeurs Meta servent à deux endroits : FChat Business pour la boîte de réception, et SFAV pour les envois WhatsApp du backend (confirmations d'inscription, notifications).
| Valeur | Où la trouver | Destination |
|---|---|---|
| Identifiant du numéro | Gestionnaire WhatsApp › Numéros de téléphone | FChat Business SFAV |
| Identifiant du compte WhatsApp Business | Paramètres Business › Comptes WhatsApp | FChat Business |
| Jeton permanent | Paramètres Business › Utilisateurs système | FChat Business SFAV |
| Clé secrète de l'application | App développeur › Paramètres › Général | FChat Business |
| Jeton de vérification | Inventé par vous | FChat Business |
| Adresse du webhook | Fournie par FChat Business | |
| Identifiant de publicité | Gestionnaire de publicités | FChat Business |
L'adresse est la même quel que soit le nombre d'entreprises : c'est l'identifiant du numéro, porté par chaque message, qui indique à FChat Business de quelle entreprise il s'agit. Vous n'avez donc rien à redéployer quand vous en ajoutez une.
Avant d'ouvrir au public
Vérifier que tout marche
Sept contrôles, dans l'ordre. Si l'un échoue, inutile de passer au suivant.
- Un message envoyé au numéro depuis un téléphone arrive dans FChat Business.
- Une réponse depuis FChat Business arrive sur le téléphone.
- Une photo et un message vocal s'envoient et se lisent dans les deux sens.
- Un appel vers le numéro laisse une trace dans la conversation.
- Le nouveau contact apparaît bien dans le CRM, avec la bonne succursale.
- L'étiquette « Client » fait basculer la fiche CRM en Converti.
- Le tableau de bord affiche ce test sur la journée en cours.
Lancez la première publicité. Vérifiez qu'un prospect venu de cette pub affiche bien le bandeau de campagne en haut de sa conversation, et qu'il est attribué au bon agent.
Quand ça coince
Dépannage
Les messages n'arrivent pas dans FChat Business
Dans neuf cas sur dix, l'abonnement aux champs du webhook n'a pas été fait. Une
adresse validée ne suffit pas : il faut cocher messages et
calls dans la configuration WhatsApp de l'application.
Vérifiez ensuite que l'identifiant du numéro saisi dans FChat Business est bien celui du numéro utilisé — et non l'identifiant du compte WhatsApp Business.
Les envois échouent après quelques heures
Le jeton utilisé est le jeton de test, qui expire en 24 heures. Générez-en un permanent par un utilisateur système (étape 5) et remplacez-le.
« Impossible d'envoyer : la fenêtre est fermée »
Plus de 24 h se sont écoulées depuis le dernier message du client. C'est une règle de Meta. Utilisez un modèle approuvé : il rouvre la conversation dès que le client répond.
Un modèle est refusé par Meta
Les causes fréquentes : promesse commerciale trop appuyée, variable en tout début de message, faute d'orthographe, ou catégorie mal choisie. Corrigez et resoumettez — il n'y a pas de pénalité.
Le prospect n'apparaît pas dans le CRM
La synchronisation ne se fait qu'au premier message d'un numéro
inconnu. Un numéro déjà présent dans clients_crm n'est jamais dupliqué :
c'est voulu.
Un message vocal ne se lit pas sur Windows
Les vocaux WhatsApp utilisent un format que Windows ne lit pas nativement. FChat Business les convertit à la réception. Un vocal reçu avant cette mise à jour reste dans l'ancien format ; les nouveaux se lisent partout.
Le tableau de bord affiche « chiffres partiels »
La période demandée dépasse le plafond d'analyse. Les nombres affichés sont un minimum. Réduisez la plage de dates pour un total exact.
Une relance affiche « Modèle requis — à faire à la main »
La fenêtre de 24 h est fermée et l'étape n'a pas de modèle approuvé. FChat Business n'envoie rien plutôt que de tenter un message que Meta rejetterait sans prévenir. Renseignez un modèle sur cette étape dans Paramètres › Relance automatique — la conversation reste dans « À relancer » en attendant.
L'entonnoir de vente n'apparaît pas sur le tableau de bord
Il ne s'affiche que si des dossiers sont placés à une étape. Ouvrez une conversation, menu ⋮ › Étape de vente. Une entreprise qui n'utilise pas le pipeline ne voit pas un bloc vide.
Les alertes de réactivité ne partent pas
Vérifiez qu'elles sont activées, et que les agents ont autorisé les notifications sur leur appareil. Les alertes sont vérifiées toutes les 5 minutes : un délai réglé à 5 minutes peut sonner jusqu'à 10 minutes après le message du client.