FChat Business, de la première connexion à la première vente

Pour commencer

Ce que fait FChat Business

FChat Business transforme un numéro WhatsApp Business en boîte de réception d'équipe. Plusieurs agents répondent au même numéro sans se marcher dessus, chaque contact a un responsable, et tout ce qui se passe est mesuré.

Sur WhatsApp classique, un numéro = un téléphone. Un seul commercial peut lire les messages, et quand il part en congé, la relation client part avec lui. FChat Business s'appuie sur l'API WhatsApp Business : le numéro devient un service, accessible depuis Windows, Android et iPhone en même temps.

Au quotidien

La boîte de réception

C'est l'écran où vos agents passent leur journée. À gauche la liste des conversations, à droite celle qui est ouverte. Sur téléphone, la conversation prend tout l'écran.

Trouver la bonne conversation

La recherche accepte un nom ou un numéro. Les filtres du haut se combinent : Non lues, Mes conversations, une étiquette précise, ou un statut (ouverte, en attente, résolue).

Répondre

Texte, photo, vidéo, document, message vocal. Un appui long (ou clic droit sur ordinateur) sur un message ouvre les actions : répondre en citant, copier le texte, transférer vers une autre conversation, ou partager le fichier hors de l'application.

Assigner et suivre

Chaque conversation peut être attribuée à un agent et changer de statut : ouverte (à traiter), en attente (on attend le client ou un collègue), résolue (terminé).

Notes internes

Une note reste dans FChat Business : elle n'est jamais envoyée au client. C'est la mémoire de la relation.

Étiquettes

Une étiquette classe le contact. Deux existent d'office dans chaque entreprise : Prospect et Client. Vous pouvez en créer d'autres (Démo, SAV, Grand compte…).

Vendre, pas seulement répondre

Le cycle de vente

L'étiquette dit ce qu'est un contact. L'étape dit où il en est. Les deux vivent côte à côte : un contact peut être « Grand compte » et à l'étape « Devis envoyé ».

Chaque entreprise démarre avec ce pipeline, modifiable dans Paramètres › Étapes de vente :

Nouveau → Contacté → Démo faite → Devis envoyé → Négociation → Client (gagnée) ou Perdu (perdante).

Placer un dossier

Dans une conversation, menu ⋮ › Étape de vente. Le passage à une étape perdante demande un motif : prix, concurrent, budget, injoignable… La liste se modifie dans les réglages.

Ce que ça donne sur le tableau de bord

Deux blocs apparaissent dès que des dossiers sont placés : l'entonnoir (dossiers par étape, dans l'ordre du cycle, avec l'ancienneté médiane dans chaque étape) et « Pourquoi vous perdez ».

Gagner du temps

Répondre plus vite

Sans intervention humaine

Les automatismes

Tout ce qui suit se règle dans Paramètres › Administration et n'est visible que par les administrateurs.

Réponses automatiques

Trois mécanismes indépendants : un message d'accueil au tout premier contact, un message d'absence hors des horaires d'ouverture, et des règles par mot-clé qui répondent et étiquettent.

Attribution automatique

Répartit les nouveaux contacts entre les agents selon la plage horaire. Une assignation manuelle existante n'est jamais écrasée.

Réponse après un appel manqué

Quand personne ne décroche, FChat Business écrit au client dans la foulée. Deux modes : un message global pour toute l'entreprise, ou un message par agent — chacun renvoyant vers son propre numéro d'appel local.

Acquisition

Publicités et prospects

Une publicité Facebook ou Instagram « Cliquer pour WhatsApp » amène le prospect directement dans votre boîte de réception. FChat Business sait de quelle publicité il vient et l'affiche en haut de la conversation, avec l'identifiant de la pub.

Routage par campagne

Une règle par publicité : quel agent la reçoit, quelle étiquette est posée. Le prospect arrive déjà classé et déjà attribué.

Accueil publicitaire automatique

Un message envoyé au tout premier contact venu d'une publicité — différent du message d'accueil ordinaire. Il accepte du texte, un média, des boutons ou un menu déroulant.

Synchronisation avec le CRM

Au premier message d'un numéro inconnu, une fiche prospect est créée dans le CRM FflexyPOS, avec le canal, la source et — si l'agent est rattaché à une succursale — le pays, la ville, la province et le code succursale. Un numéro déjà présent n'est jamais dupliqué.

Téléphonie

Appels WhatsApp

Vos clients peuvent voir un bouton d'appel sur votre profil WhatsApp. Vous l'activez ou le désactivez depuis Paramètres › Appels WhatsApp.

Chaque appel entrant apparaît dans la conversation du contact sous forme de mention centrée : Appel entrant, sa durée, ou Appel manqué en rouge. Les appels manqués comptent dans le tableau de bord et déclenchent la réponse automatique.

Décider

Tableau de bord et exports

Paramètres › Tableau de bord, réservé aux administrateurs. Choisissez une période — deux dates libres, ou 7 / 30 / 90 jours — et filtrez par agent ou par étiquette.

Trois exports

Le bouton de partage, en haut à droite, propose trois fichiers. Sur ordinateur ils sont enregistrés dans Téléchargements puis ouverts ; sur téléphone, la feuille de partage s'ouvre.

• Rapport PDF — mise en page prête à présenter ou à archiver.
• Excel / CSV — toutes les tables, retraitables.
• Événements Meta — le fichier à renvoyer à Meta pour améliorer vos publicités.

Décider

Connaître la valeur de votre entreprise

Combien vaut votre entreprise, là, maintenant ? FChat Business répond avec ce qu'il sait de votre activité. Le chiffre n'est juste que si ce que vous saisissez l'est : cette section dit d'où vient chaque montant et tout ce qu'il faut faire pour qu'il soit fiable.

Réglages › Valeur de l'entreprise. Réservé à l'administrateur, qui peut confier la lecture à un compte (un comptable, un associé) avec le droit « Valeur de l'entreprise » dans Gérer les utilisateurs. Les réglages restent à l'administrateur. L'assistant IA répond aussi à « combien vaut mon entreprise ? » pour les mêmes personnes, en citant les lignes et les réserves.

Ce que mesure chaque ligne, et d'où vient le chiffre

Tout ce qu'il faut faire pour que la valeur soit juste

Chaque point correspond à un avertissement de l'écran : le bouton « Que faire ? » ouvre directement le bon paragraphe ci-dessous.

1. Saisir le coût de revient de chaque article

Dans le Catalogue, chaque produit porte son coût de revient — ce qu'il vous coûte, achat, transport et frais compris. Utilisez la composition du coût de la fiche article pour l'additionner poste par poste plutôt que de l'estimer de tête. Un article sans coût n'est pas valorisé du tout dans le stock (l'écran le nomme), et ses ventes paraissent sans coût, ce qui surestime le bénéfice.

2. Faire des inventaires datés

Le stock de FChat est théorique : il suit les entrées et les ventes. Le vol, la casse et les erreurs de saisie l'en éloignent. Comptez vos rayons au moins tous les trois mois (Stock et inventaire) — l'inventaire tournant de la veille vous propose chaque jour quelques articles. Un stock négatif signale un écart : il se corrige par un inventaire, jamais en retouchant un compteur. Au-delà de 90 jours sans inventaire, l'écran vous prévient.

3. Enregistrer toutes les ventes et toutes les dépenses

La trésorerie est le journal de caisse, rien d'autre. Une vente encaissée hors de FChat, une dépense payée « de la poche », un retrait bancaire non saisi : la valeur est fausse d'autant. Validez les ventes en caisse (Encaissements, ventes à valider) : une vente validée est de l'argent reçu et entre en caisse. Si vous avez un compte bancaire ou Mobile Money, passez-y les mouvements comme moyens de paiement de la caisse, ou déclarez son solde dans « Autres biens et comptes ». Une caisse négative veut dire qu'une sortie a été enregistrée sans l'entrée correspondante.

Le mieux, désormais : ouvrez vos comptes bancaires dans FChat. Les espèces versées à la banque y passent en un geste, et l'argent n'est jamais compté deux fois.

Les ventes faites sans réseau attendent sur l'appareil : l'écran les signale et elles entrent dans la valeur dès qu'elles sont envoyées.

4. Tenir les dettes de vos clients à jour

Encaissez les règlements depuis Dettes clients au fur et à mesure. Une facture que vous savez perdue doit être annulée : elle ne vaut plus rien et fausse la lecture. Les créances sont décotées selon leur âge (par défaut : 0 % avant 90 jours, 25 % de 90 à 180 jours, 50 % jusqu'à un an, 100 % au-delà).

5. Classer vos investissements

Dans Réglages › Catégories de dépenses, marquez comme Investissement les postes qui achètent un bien durable : véhicule, machine, ordinateur, mobilier, travaux. Sans cela, ces achats sont comptés comme des charges : ils disparaissent de la valeur et écrasent le bénéfice du mois. Les biens achetés avant FChat se déclarent dans les réglages de la valeur, avec leur date et leur prix, pour être amortis. Si vous n'en avez aucun, cochez « Je n'en ai aucun » : l'avertissement se tait. Mieux encore : donnez à chaque bien sa fiche dans le registre des immobilisations.

Le registre des immobilisations

Pourquoi. Un véhicule, une machine, un ordinateur ne sont pas une dépense du mois où vous les avez payés : ils servent plusieurs années, et ils perdent de leur valeur chaque jour. Une dépense d'investissement dit combien vous avez payé ; une fiche de bien dit en plus quel bien, où il se trouve, qui en répond, dans quel état il est, et ce qu'il vaut encore. C'est ce qu'un banquier, un associé ou un repreneur vous demandera.

Où. Réglages › Immobilisations. L'administrateur y a accès ; il peut confier la lecture avec le droit « Valeur de l'entreprise » et l'écriture avec le droit « Registre des immobilisations » (écran Utilisateurs).

Saisir un bien — trois portes :

• « Ajouter un bien » dans le registre : désignation, catégorie, numéro de série ou immatriculation, fournisseur, date d'achat, prix et devise, durée d'amortissement, valeur résiduelle, succursale, responsable, état, notes. La photo et la facture (PDF) se joignent ensuite depuis la fiche (réseau requis ; la fiche, elle, s'enregistre même sans réseau).
• Depuis une dépense d'investissement (Caisse › Dépenses), touchez la ligne : « Créer la fiche du bien ». La fiche arrive pré-remplie (prix, date, libellé, succursale) et reste liée à la dépense.
• Depuis les réglages de la valeur, chaque « bien durable acquis hors FChat » porte un bouton « Convertir en fiche du registre ».

L'amortissement, simplement. Le prix du bien (moins sa valeur résiduelle, ce qu'il vaudra encore à la fin) est réparti à parts égales sur sa durée, au jour près. Un véhicule de 10 000 USD amorti sur 5 ans perd environ 2 000 USD par an, soit un peu moins de 5,50 USD par jour. S'il a été acheté le 1er juillet, la première année ne compte que les jours de juillet à décembre (un peu plus de 1 000 USD). La fiche montre le plan d'amortissement année par année, et la valeur nette comptable du jour. Durées proposées : véhicule 5 ans, matériel informatique 3 ans, machine 5 ans, mobilier et aménagement 10 ans — réglables bien par bien. Un terrain ne s'use pas : il n'est jamais amorti. Une durée de 0 veut dire « non amorti ».

Vendre ou jeter un bien. Sur la fiche, « Sortir le bien » :

• Cession (vente) : prix, date, acheteur. FChat calcule la plus-value (prix plus élevé que la valeur nette) ou la moins-value. Si l'administrateur ou un caissier coche « Encaisser le prix en caisse », une entrée hors vente est posée une seule fois pour ce bien — ne cochez pas si l'argent est déjà entré autrement.
• Mise au rebut (panne définitive, vol, casse) : ce qui restait de la valeur nette part en perte.

Un bien sorti n'est plus dans l'actif, mais sa fiche reste : c'est l'historique de l'entreprise. Une fiche ne se supprime que pour une saisie erronée, par l'administrateur.

Le lien avec la valeur. La valeur de l'entreprise compte ses immobilisations ainsi : chaque bien du registre encore dans l'actif, à sa valeur nette du jour ; puis les dépenses d'investissement sans fiche, amorties d'office ; puis les biens saisis à la main non convertis. Un bien qui a sa fiche n'est jamais compté deux fois : la fiche prime sur la dépense et sur la ligne saisie à la main. Si une dépense a payé trois ordinateurs et qu'une seule fiche existe, la valeur le signale : ajoutez les deux autres. Le registre s'exporte en PDF (biens en service, puis biens sortis avec leur plus ou moins-value), totaux par devise.

Les comptes bancaires

Pourquoi. La caisse dit ce qu'il y a dans le tiroir. Mais une partie de votre argent dort à la banque ou sur un compte Mobile Money marchand, et c'est souvent la plus grosse. Sans ses comptes, la valeur de l'entreprise l'ignore ; et quand vous versez les espèces du jour à la banque, la caisse baisse sans que rien ne dise où l'argent est allé. Réglages › Comptes bancaires tient chaque compte, son journal et son solde.

Ouvrir un compte. Touchez « Ouvrir un compte » : la sorte (compte bancaire, Mobile Money marchand, autre), la banque ou l'opérateur, l'intitulé, le numéro (il ne s'affiche que masqué, sauf les 4 derniers chiffres), la devise (une par compte, elle ne se change plus), la succursale si le compte lui appartient. Puis le point le plus important : le solde d'ouverture, tel qu'il est écrit sur le relevé à la date d'ouverture. Tout ce qui s'est passé avant cette date est déjà dans ce solde : ne le ressaisissez pas.

Les encaissements qui arrivent sur le compte. Une vente payée par virement, par carte ou par M-Pesa entre déjà dans la caisse, sous son moyen de paiement. Cochez sur le compte les moyens dont l'argent arrive vraiment chez lui (par exemple « Carte bancaire » sur le compte Rawbank, « M-Pesa » sur le compte marchand M-Pesa) : ces ventes, ces paiements de factures et ces dépenses payées par ce moyen s'affichent alors sur le compte, sans rien ressaisir, et la valeur de l'entreprise les retire de la caisse. Un même moyen ne va que sur un seul compte par devise. Pour tout autre mouvement, utilisez « Mouvement » : dépôt, retrait, frais bancaires, intérêts, paiement client reçu directement sur le compte ou paiement fait par le compte (un fournisseur, un loyer), avec un libellé et ce à quoi il se rattache (client, numéro de facture, poste de dépense).

Verser la caisse à la banque

Sur la fiche du compte, « Mouvement » › « Verser les espèces de la caisse » : choisissez la caisse qui verse, le montant, la date et le numéro du bordereau. FChat écrit en une seule fois la sortie de la caisse et l'entrée sur le compte : l'une ne peut pas exister sans l'autre, même sans réseau. Le total caisse + banque ne bouge pas — l'argent a changé de poche, il n'est ni gagné ni dépensé : il n'apparaît ni dans les ventes ni dans les dépenses, et ne touche pas le bénéfice. La caisse doit avoir les espèces : on ne verse pas des billets que le tiroir n'a pas. « Retirer pour la caisse » fait l'inverse, et « Virement vers un autre compte » déplace l'argent entre deux comptes de la même devise.

Une erreur ? Rien ne s'efface : touchez la ligne, puis « Annuler ». Une contre-partie est écrite au journal du compte et dans la caisse pour un versement, ou sur les deux comptes pour un virement. Cette ligne de caisse ne s'annule pas depuis la caisse : il faudrait défaire les deux moitiés ensemble, c'est le compte qui le fait. Avant ce module, les versements à la banque étaient souvent saisis comme des dépenses (« Versement banque ») : la valeur les signale tant qu'aucun compte n'est ouvert, car cet argent n'est plus nulle part.

Rapprocher avec le relevé

Chaque mois, prenez le relevé de la banque et ouvrez « Rapprocher » sur le compte. Saisissez le solde du relevé à sa date, puis cochez chaque ligne que vous retrouvez sur le relevé. FChat affiche l'écart : relevé moins (solde d'ouverture + lignes cochées). Un écart nul veut dire que la banque et FChat disent la même chose. Sinon, les lignes non cochées sont à regarder : un frais bancaire pas encore saisi (saisissez-le), un versement que la banque n'a pas encore passé, une erreur de montant. Les coches sont gardées : on reprend le mois suivant là où on s'est arrêté. Enregistrez le rapprochement : la date et l'écart s'affichent sur le compte. Le relevé interne (bouton PDF) imprime la période choisie, avec le solde de début, chaque ligne, le solde courant et la marque des lignes pointées. L'import du relevé en fichier CSV viendra plus tard.

Le lien avec la valeur. La trésorerie de la valeur se lit désormais en deux lignes : les caisses (espèces, Mobile Money et autres moyens non rattachés) et les comptes bancaires, à leur solde du jour. L'argent versé à la banque est sorti de la caisse et entré sur le compte : compté une fois. Une ligne « Autres biens et comptes » qui décrivait un compte se convertit d'un bouton dans les réglages de la valeur : elle ouvre le compte avec le même montant comme solde d'ouverture, et ne compte plus. La valeur prévient quand un compte n'a pas été rapproché depuis 60 jours : son solde n'est alors que théorique.

Qui peut quoi. L'administrateur, et le compte à qui l'on a accordé « Comptes bancaires » (Réglages › Utilisateurs), ouvrent les comptes et saisissent. Le compte qui voit la « Valeur de l'entreprise » les consulte sans rien changer. L'assistant répond à « quel est le solde de nos comptes ? » avec les mêmes droits.

Fournisseurs et achats à crédit

Pourquoi. Ce que vous devez à vos fournisseurs est souvent la plus grosse dette de l'entreprise, et la plus oubliée. Réglages › Fournisseurs et achats tient chaque fournisseur, chaque facture d'achat et chaque règlement : ce qui reste dû se calcule tout seul, facture par facture, et la valeur de l'entreprise le lit sans rien ressaisir.

Créer un fournisseur. Touchez l'icône de la personne : le nom, la personne à contacter, le téléphone, l'e-mail, l'adresse, la devise habituelle de ses factures et son délai de paiement en jours (vide = comptant). Ces deux derniers ne sont que des propositions : chaque achat les reprend, et vous pouvez les changer achat par achat. Un fournisseur ne s'efface pas, il devient inactif : son historique reste.

Enregistrer un achat — l'entrée en stock se fait toute seule

« Nouvel achat » : le fournisseur, la date, le numéro de sa facture, la devise, la succursale qui reçoit, puis les lignes. Une ligne d'article vient du catalogue : choisissez l'unité (la pièce, ou le carton si l'article se vend au détail), la quantité et le prix d'achat de cette unité. « 3 cartons de 24 à 48 » font 72 bouteilles en stock, à 2 la bouteille : le stock se compte toujours à l'unité. Une ligne libre porte un service ou des frais (transport, main-d'œuvre, dédouanement).

À l'enregistrement, la marchandise entre en stock par le même chemin qu'une entrée de stock : même coût moyen, même file hors ligne, même validation si votre entreprise l'exige. Le numéro de facture du fournisseur est recopié sur chaque ligne du journal de stock. Si votre compte n'a pas le droit de faire entrer ce stock, l'achat est enregistré avec la mention « stock à faire entrer » : l'administrateur ou le gestionnaire du stock de la succursale le fait d'un bouton, depuis la fiche de l'achat. Un prix saisi dans une autre devise que celle de l'article ne change pas son coût moyen. La facture elle-même (PDF ou photo) se joint depuis la fiche de l'achat.

Payé comptant ou à crédit ? Cochez « Payé comptant » et l'écran de règlement s'ouvre aussitôt avec le total. Sinon l'achat devient une dette fournisseur, avec son échéance (date + délai du fournisseur, modifiable).

Régler un fournisseur

Sur la fiche de l'achat, « Régler » : le montant (tout ou partie), la date, et d'où part l'argent — la caisse d'une succursale (espèces ou Mobile Money, selon le moyen choisi) ou un compte bancaire de la même devise. La sortie de caisse (ou le mouvement du compte) est écrite une seule fois, avec le règlement. Plusieurs règlements s'additionnent : deux caissiers qui paient la même facture au même moment ne s'écrasent pas. Un montant au-delà du reste dû est refusé ; enregistré sans réseau, il est accepté et l'excédent devient une avance chez le fournisseur — l'argent est déjà parti, il ne doit pas disparaître.

Ce que cela fait au bénéfice. Un règlement fournisseur n'est pas une dépense. La marchandise est déjà en stock : son coût entre dans le coût des ventes quand elle se vend. Les services et frais de la facture sont comptés en charge à la date de la facture dans l'écran Profit. Compter aussi le règlement ferait payer deux fois la même chose. Ne saisissez donc pas une facture fournisseur en dépense de caisse en plus de l'achat.

Une erreur ? Rien ne s'efface. Un règlement s'annule depuis la fiche de l'achat : une contre-partie remet l'argent dans la caisse (ou sur le compte) et le reste dû remonte d'autant. La ligne de caisse d'un règlement ne s'annule pas depuis la caisse. Un achat saisi par erreur s'annule (administrateur) tant que rien n'est réglé ; le stock, lui, se corrige par une sortie motivée si la marchandise a été rendue.

Suivre l'échéancier

Réglages › Dettes fournisseurs classe les factures ouvertes : en retard, à payer dans les 7 jours, plus tard, sans échéance, puis le total dû par fournisseur, toujours devise par devise. La fiche de chaque fournisseur montre ses achats, nos règlements, et imprime son relevé (bouton PDF) : chaque facture, chaque règlement, le reste dû ligne après ligne — à poser à côté du relevé qu'il vous envoie.

Le lien avec la valeur. Le passif « Dettes fournisseurs » vient désormais des achats non soldés. Une ligne saisie à la main dans les réglages de la valeur se convertit d'un bouton (icône du camion) : FChat crée le fournisseur et un achat « reprise de solde », sans stock ni charge, et la ligne ne compte plus. La valeur prévient quand des factures sont en retard, quand un achat n'a pas de fournisseur, ou quand de la marchandise achetée n'est pas encore entrée en stock.

Qui peut quoi. L'administrateur, et le compte à qui l'on a accordé « Fournisseurs et achats » (Réglages › Utilisateurs), créent les fournisseurs, enregistrent et règlent les achats. L'entrée en stock garde les droits du stock. Le compte qui voit la « Valeur de l'entreprise » consulte sans rien changer. L'assistant répond à « combien devons-nous à nos fournisseurs ? » avec les mêmes droits.

Les emprunts

Pourquoi. Un crédit en cours réduit la valeur de l'entreprise, et une échéance oubliée coûte des pénalités. Réglages › Emprunts et crédits tient chaque emprunt — banque, coopérative ou microfinance, particulier, associé — son échéancier et ses remboursements : le capital restant dû se calcule tout seul, et la valeur le lit sans rien ressaisir.

Saisir un emprunt. « Nouvel emprunt » : le prêteur, un intitulé (le numéro du dossier, par exemple), le montant emprunté et sa devise, la date où l'argent est arrivé, les frais de dossier, puis les conditions : le taux annuel, la durée en mois, les échéances (mensuelles, trimestrielles, ou une seule au terme) et la méthode. Dites enfin où l'argent est arrivé : dans la caisse d'une succursale, sur un compte bancaire, ou « déjà reçu avant FChat Business » pour un crédit ancien — rien n'est alors écrit en caisse. L'arrivée des fonds s'écrit une seule fois, avec l'emprunt ; les frais de dossier étant retenus par le prêteur, c'est le montant moins les frais qui entre. Ce n'est pas une vente : l'argent est dû, la valeur de l'entreprise ne bouge pas. Le contrat (PDF ou photo) se joint depuis la fiche.

L'échéancier, expliqué simplement

Chaque échéance = une part de capital (ce qui rembourse la dette) + des intérêts (le prix du crédit), calculés sur ce qui reste dû. Avec 12 % l'an payés chaque mois, le taux du mois est 1 %. Trois méthodes :

• Échéances constantes : on paie le même montant chaque mois. 10 000 à 12 % sur 12 mois font 12 échéances de 888,49 ; au début surtout des intérêts, à la fin surtout du capital.
• Capital constant : on rembourse la même part de capital chaque fois (833,33) ; les intérêts, donc les échéances, baissent avec le temps.
• Intérêts seuls, capital au terme : on ne paie que les intérêts (100 par mois), et tout le capital à la dernière échéance.

« Sans intérêt » répartit le capital en parts égales (un prêt d'associé, souvent). La dernière échéance reprend les centimes d'arrondi : le total rembourse exactement le capital. Un emprunt sans durée n'a pas d'échéancier : son capital restant dû compte, mais FChat ne peut dire ni quand payer ni ce que coûtent les intérêts — la valeur le signale. L'échéancier s'imprime en PDF depuis la fiche, à poser à côté du tableau remis par la banque.

Rembourser, et rembourser par anticipation

Sur la fiche, « Rembourser » (ou « Payer » en face d'une échéance) : le montant est proposé, retards compris, et se ventile tout seul — les intérêts dus d'abord, puis le capital. Les pénalités ou commissions se saisissent à part. Si le relevé du prêteur dit autrement, la part d'intérêts se corrige. L'argent part de la caisse d'une succursale (espèces ou Mobile Money) ou d'un compte bancaire de la même devise, écrit une seule fois avec le remboursement. Deux remboursements au même moment s'additionnent sans s'écraser. Un capital au-delà de ce qui reste dû est refusé ; enregistré sans réseau, il est accepté et l'excédent devient un trop-remboursé que le prêteur vous doit.

Rembourser par anticipation. Choisissez « Montant libre » : ce qui dépasse l'échéance rembourse du capital, et les échéances suivantes sont recalculées, plus petites, à durée inchangée. Les échéances passées ne bougent pas. Une échéance non payée à sa date passe en retard : la fiche, la liste et la valeur le disent.

Ce que cela fait au bénéfice. Les intérêts, les pénalités et les frais de dossier sont des charges, comptées une fois dans l'écran Profit à la date du paiement. Le capital remboursé n'est pas une charge : la dette baisse d'autant. Ne saisissez donc pas une échéance en dépense de caisse en plus du remboursement.

Une erreur ? Rien ne s'efface. Un remboursement s'annule depuis la fiche de l'emprunt : l'argent revient dans la caisse (ou sur le compte), le capital restant dû remonte. Les lignes de caisse et de banque d'un emprunt ne s'annulent pas depuis la caisse ni depuis le compte. Un emprunt saisi par erreur s'annule (administrateur) tant que rien n'est remboursé, et l'arrivée des fonds est défaite avec lui.

Le lien avec la valeur. Le passif « Emprunts » vient désormais du capital restant dû de chaque emprunt suivi, devise par devise. Une ligne « Emprunts et crédits » saisie à la main se convertit d'un bouton dans les réglages de la valeur : elle devient un emprunt « déjà reçu », du même montant, et ne compte plus ; complétez ensuite son taux et sa durée. La valeur prévient quand des échéances sont en retard ou qu'un emprunt n'a pas d'échéancier.

Qui peut quoi. L'administrateur, et le compte à qui l'on a accordé « Emprunts et crédits » (Réglages › Utilisateurs), saisissent et remboursent. Le compte qui voit la « Valeur de l'entreprise » consulte sans rien changer. L'assistant répond à « combien devons-nous à la banque ? » ou « quelle est la prochaine échéance ? » avec les mêmes droits.

6. Déclarer vos dettes fournisseurs, emprunts et capital

FChat ne connaît pas ce que vous devez à vos fournisseurs ni à votre banque. Déclarez-le dans Valeur de l'entreprise › Réglages (icône des curseurs) et tenez-le à jour à chaque paiement — c'est le poste le plus souvent oublié, et il surestime la valeur. Les achats enregistrés dans Fournisseurs et achats et les crédits tenus dans Emprunts et crédits y sont déjà : ne déclarez à la main que ce qui n'y est pas, ou convertissez la ligne. Si vous n'avez aucune dette de ce type, cochez la case prévue. Déclarez aussi le capital apporté : l'écran vous dira ce que l'activité a créé au-delà.

7. Rattacher les salaires au mois de paie

Si vous utilisez la paie de FChat, payez les salaires et les avances par une dépense rattachée au travailleur et au mois de paie : c'est ainsi que le reste à payer tombe à zéro. Un salaire payé sans ce rattachement resterait compté comme dû.

8. Donner les taux de change

Tout est converti dans la devise de référence (la première devise de votre entreprise, ou celle choisie dans les réglages). Le taux vient, dans l'ordre : du taux posé dans les réglages de la valeur ; de la conversion des factures (Réglages › Monnaie de facturation) ; du dernier change enregistré en caisse depuis moins de 90 jours. Une devise sans aucun taux n'est jamais convertie au hasard : elle reste à part, et l'écran le dit en rouge. Un taux de plus de 60 jours est signalé.

Les réglages, expliqués simplement

Comment se lit la valeur de rendement

Le bénéfice est celui des douze derniers mois (le mois en cours compris). Une entreprise plus jeune voit son bénéfice ramené à l'année à partir de trois mois d'activité, et l'écran le dit ; avant trois mois, le bénéfice réel est gardé tel quel — extrapoler un seul bon mois ne prouverait rien. Une perte donne une valeur de rendement nulle : seule l'actif net compte alors. Pour une activité à abonnements, les abonnements sont déjà des ventes : on retient la plus haute des deux lectures (bénéfice ou revenu récurrent), jamais leur somme.

Une photo de la valeur est prise automatiquement le 1^er de chaque mois : la courbe d'évolution apparaît dès le deuxième mois. Elle n'est jamais lissée et montre les valeurs négatives.

Par secteur d'activité

Les limites, dites franchement

• Ce qui n'est pas dans FChat n'est pas compté : comptes bancaires non déclarés, dettes non saisies, biens non enregistrés.
• Les intérêts d'emprunt futurs ne sont pas au passif : seul le capital restant dû l'est. Ils deviennent des charges au fil des remboursements.
• Le stock est valorisé au coût, pas au prix de vente : la marge n'est gagnée qu'une fois la marchandise vendue.
• La clientèle, la marque, l'emplacement ne sont pas chiffrés à part : ils s'expriment à travers la valeur de rendement.
• Si une partie du calcul n'a pas pu être lue, l'écran l'annonce en rouge : la valeur est alors incomplète.
• Le résultat est gardé dix minutes : le bouton Actualiser le recalcule aussitôt.

Vendre

Terrain : ventes, factures et stock

FChat Business ne s'arrête pas à la conversation. Le technicien encaisse chez le client, le reçu part sur WhatsApp, la vente descend dans SFAV — et si vous activez la gestion de stock, chaque vente décompte la marchandise de sa ville, toute seule.

Le catalogue : Produits & services

Paramètres › Produits & services (administrateur). Chaque référence porte un nom, un prix d'achat (jamais montré au client), un prix de vente, une devise (USD ou CDF) et une nature :

• Produit — de la marchandise : elle se stocke, et chaque vente la décompte ;
• Service — une prestation : aucun stock, jamais.

Encaisser : démonstration, vente, facture

Depuis la conversation du client, l'agent autorisé (« Peut encaisser », dans sa fiche) ouvre l'encaissement et choisit la forme : vente (payée, soldée d'office), facture (émise, à payer — encaissable ensuite par tranches), ou frais de démonstration si votre entreprise pratique l'avance imputable. Le panier vient du catalogue, les montants sont proposés d'avance, le reçu part sur WhatsApp avec la facture PDF.

Activer la gestion de stock — l'option de VOTRE entreprise

La gestion de stock est un module que l'administrateur allume lui-même. Coupé, rien ne change dans FChat Business. Allumé, le stock se tient ville par ville — la même ville qui route déjà vos publicités et vos agents de garde.

1. Allumez le module

   Paramètres › Stock et inventaire, puis l'engrenage en haut à droite : « Activer la gestion de stock ». Décidez au même endroit si une vente doit être bloquée quand le stock manque — sinon elle passe et le stock devient négatif, en rouge au rapport.

2. Rattachez chaque vendeur à sa ville

   Paramètres › Utilisateurs → « Ville de rattachement ». C'est le stock de CETTE ville que ses ventes décomptent. Cochez « Gestion de stock » pour la personne qui tient le dépôt de la ville : elle affecte le stock aux agents de sa ville et suit leurs relevés — les entrées, les sorties et les inventaires restent entre les mains de l'administrateur.

3. Faites l'inventaire de départ

   Dans Stock et inventaire, touchez chaque produit → « Inventaire (comptage) » et saisissez la quantité réellement comptée. Ce chiffre devient l'« initial » du rapport ; entrées et sorties se comptent à partir de là.

Les quatre gestes du magasinier

Dans Stock et inventaire, on touche un produit et on choisit le geste. Les trois premiers écrivent le stock : administrateur uniquement. Le quatrième — l'affectation — est aussi celui du gestionnaire de la ville :

La vente décompte toute seule

Une vente ou une facture qui contient des produits décompte le stock de la ville du vendeur, dans le même geste que l'encaissement — rien à saisir. Un service ne décompte jamais rien. Si l'administrateur a activé le blocage, la vente d'un produit épuisé est refusée avec le chiffre exact (« 2 en stock, 5 demandé ») ; et la suppression d'un encaissement par l'administrateur rend la marchandise à sa ville, avec une ligne « Annulation » au journal.

Le journal : filtrer, retrouver, corriger

L'onglet Journal garde la trace de chaque geste. La barre de recherche (commune aux trois onglets) retrouve un produit ou un auteur ; les puces de période filtrent sur aujourd'hui, 7 jours, 30 jours, tout, ou deux dates au choix. L'administrateur peut supprimer un mouvement erroné (corbeille sur la ligne) : son effet est annulé — le stock reprend sa valeur, la ligne SFAV est annulée si elle y était partie. Deux exceptions assumées : un inventaire ne se supprime pas (refaites un comptage), et une vente se corrige par la suppression de l'encaissement lui-même.

Le rapport de stock

Depuis l'écran Stock, l'icône de rapport : par ville, ou général toutes villes confondues. Par produit : l'initial du dernier inventaire, les entrées, les sorties, le reste, puis sa valorisation — « ça nous a coûté autant » (prix d'achat), « si on vend on aura autant » (prix de vente), et pour l'administrateur seul, le bénéfice éventuel. Les totaux se font devise par devise, et un reste négatif s'affiche en rouge. Le bouton PDF produit le même tableau en A4 et l'ouvre aussitôt dans le lecteur intégré — prêt à imprimer ou à partager.

Et SFAV ?

Les ventes descendent déjà dans la table des ventes SFAV, et y décomptent le stock de la succursale. Les entrées, sorties et inventaires faits dans FChat Business sont recopiés en plus dans les opérations de stock SFAV — à une condition : que la ville porte son code succursale SFAV (Paramètres › Villes de campagne). Le journal du stock montre pour chaque ligne un petit nuage : vert, c'est recopié ; gris, c'est resté dans FChat Business, avec la raison.

Factures proforma

Depuis la conversation d'un client : menu ⋮ → « Générer la facture proforma ». Le panier vient du catalogue, les prix se retouchent ligne par ligne, la validité de l'offre s'imprime sur le document — et le PDF (filigrané PROFORMA, sans valeur comptable) s'ouvre aussitôt pour vérification. L'envoi suit : WhatsApp en message libre (fenêtre de 24 h ouverte), WhatsApp via un modèle approuvé (au-delà — le PDF voyage dans l'en-tête document du modèle), ou e-mail avec le PDF en pièce jointe. L'historique vit dans Paramètres › Factures proforma, renvoi compris.

Fournisseurs et bons de commande

Paramètres › Fournisseurs tient la liste — nom, WhatsApp, e-mail. Paramètres › Bons de commande crée la pièce : fournisseur, articles du catalogue en prix d'achat, note, PDF filigrané COMMANDE. L'envoi WhatsApp crée la conversation du fournisseur s'il n'en avait pas : le fil de la commande vit ensuite dans la boîte de réception, comme n'importe quel contact. Hors fenêtre de 24 h, même règle que partout : un modèle approuvé, idéalement à en-tête document.

Campagne par produit acheté

Paramètres › Campagne par produit acheté : choisissez un produit ou un service, dites « il y a N jours » — le N que vous voulez, ce jour-là précisément ou depuis — et FChat Business sort la liste des clients concernés, calculée sur les encaissements réels. Vous cochez, vous écrivez, vous envoyez : par e-mail (aux fiches qui portent une adresse), ou par WhatsApp — modèle approuvé pour les acheteurs d'il y a plusieurs jours, votre message remplissant la variable du modèle. Chaque conversation garde la trace et le statut de son message.

Contrats à signature électronique

L'administrateur rédige ses modèles dans Paramètres › Modèles de contrat — un éditeur façon Word : gras, souligné, tailles, listes numérotées, alignements, et une liste de polices téléchargées en arrière-plan. Les pastilles insèrent les variables {entreprise}, {nom}, {adresse}, {telephone}, {email}, {date}, {rccm}, {idnat}, {impot} — remplies automatiquement pour chaque client (les identifiants légaux RCCM, id. national et numéro impôt se saisissent dans la fiche du contact). Chaque modèle choisit aussi d'inclure ou non l'en-tête (logo + nom de l'entreprise en tête de première page) — coupé, le contrat sort sur page neutre. Le cachet de l'entreprise (Réglages du même écran) est posé D'AVANCE sur chaque contrat émis — importez un PNG ou signez directement à l'écran, au doigt ou à la souris.

Sur le terrain : conversation du client → menu ⋮ → « Générer le contrat ». Le PDF (autant de pages qu'il faut, plus la page des signatures) s'ouvre pour relecture, puis le lien de signature part — WhatsApp libre (le client vient d'écrire), modèle approuvé (au-delà de 24 h), ou e-mail avec le contrat joint.

Le client ouvre le lien, lit le contrat, et signe : en dessinant, ou en joignant une image (signature ou cachet). La signature ne peut être faite qu'UNE seule fois — le lien reste actif tant qu'il n'a pas signé, et plus après. À la signature : l'équipe est prévenue (notification, e-mail aux administrateurs, note dans la conversation), et le client reçoit automatiquement le fichier signé par WhatsApp et par e-mail. Paramètres › Contrats tient les deux listes — à signer et signés — et relance un client avec SON lien en un geste.

Référence

Les réglages, un par un

Tout ce que contient l'onglet Paramètres, avec ce que chaque réglage change concrètement. La section Administration n'est visible que des administrateurs.

Messagerie — visible par tous

Terrain & facturation — administrateurs et délégués

Administration — réservé aux administrateurs

Vos droits

Compte, aide et données

Retrouver ce guide depuis l'application

Deux endroits, tous deux discrets : le bouton d'aide en bas à droite de l'écran de connexion, et Paramètres › Aide et guide d'utilisation une fois connecté. La même fiche s'ouvre : guide, conditions, politique de confidentialité, support, mentions légales et numéro de version exact — le premier renseignement que demande le support.

Dans Paramètres, chacun modifie son nom et son mot de passe. L'administrateur crée et modifie les comptes de son équipe depuis Gérer les utilisateurs. Un mot de passe oublié se réinitialise par e-mail depuis l'écran de connexion : personne, pas même l'administrateur, ne peut lire un mot de passe existant.

Supprimer ses données

Paramètres › Supprimer mes données. L'opération demande un code envoyé par e-mail, puis la saisie du mot « SUPPRIMER ». Deux barrières délibérées : un téléphone déverrouillé ne suffit pas à effacer un compte.

Les conversations qui étaient attribuées à la personne repartent dans la file de l'équipe : aucun client ne se retrouve sans suivi.

Nouveaux clients

Demander un espace

Sous le formulaire de connexion, un lien « Demander mon espace » ouvre un formulaire court : entreprise, contact, e-mail, téléphone, numéro WhatsApp souhaité.

L'acceptation des conditions d'utilisation et de la politique de confidentialité est obligatoire — le bouton d'envoi reste inactif tant que l'interrupteur n'est pas activé, et l'accord est horodaté avec la demande.

La demande arrive par e-mail chez FacileApp, qui rappelle et provisionne l'entreprise. L'écran de confirmation renvoie vers ce guide : la vérification d'entreprise chez Meta peut prendre plusieurs jours, autant la lancer tout de suite.

Étape 1 sur 2 · côté Meta

Obtenir les six éléments essentiels

Avant de créer l'entreprise dans FChat Business, il faut récupérer six valeurs chez Meta. Tout le reste de la configuration en découle. Comptez une demi-journée, plus le délai de vérification d'entreprise si elle n'est pas encore faite.

1. Créer ou ouvrir le compte Business

   C'est le portefeuille qui contient tout le reste : pages, comptes publicitaires, numéros WhatsApp. Une entreprise, un compte Business.

   Meta Business Suite

2. Faire vérifier l'entreprise

   Meta demande une preuve d'existence légale (RCCM, facture d'électricité au nom de la société, relevé bancaire). Sans vérification, votre numéro reste plafonné à un très petit nombre de conversations par jour et la publicité « Cliquer pour WhatsApp » est bridée.

   Faites-le en premier : le traitement prend de quelques heures à plusieurs jours, et tout le reste peut avancer pendant ce temps.

   Paramètres › Centre de sécurité

3. Créer l'application développeur

   Rendez-vous sur le portail développeur, créez une application de type Entreprise, puis ajoutez le produit WhatsApp. Rattachez-la au compte Business de l'étape 1.

   Dans Paramètres de l'app › Général, relevez la clé secrète (élément n° 4). Elle sert à FChat Business pour vérifier que chaque message reçu vient bien de Meta et non d'un imposteur.

   Mes applications

4. Ajouter et vérifier le numéro

   Dans le gestionnaire WhatsApp, ajoutez le numéro de l'entreprise et validez-le par SMS ou par appel. Attention : un numéro déjà utilisé sur l'application WhatsApp ordinaire doit d'abord y être supprimé.

   Une fois le numéro actif, relevez son identifiant (élément n° 1) et l'identifiant du compte WhatsApp Business (élément n° 2). Ce sont deux longues suites de chiffres, à ne pas confondre.

   Gérer les numéros Comptes WhatsApp Business

5. Générer un jeton permanent

   Le jeton affiché par défaut dans le portail développeur expire en 24 heures : il ne sert qu'aux tests. Pour la production, il faut passer par un utilisateur système.

   Dans les paramètres du compte Business, créez un utilisateur système de rôle Administrateur, donnez-lui accès à l'application et au compte WhatsApp Business, puis générez un jeton avec les deux autorisations whatsapp_business_messaging et whatsapp_business_management.

   Copiez-le immédiatement : Meta ne le réaffichera jamais. C'est l'élément n° 3.

   Utilisateurs système

6. Brancher le webhook

   Le webhook est le tuyau par lequel Meta prévient FChat Business qu'un message est arrivé. Dans l'application › WhatsApp › Configuration, renseignez :

   https://webhook-wpld6dq3jq-ew.a.run.app Copier

   Puis un jeton de vérification (élément n° 5) : c'est un mot de passe que vous inventez, long et aléatoire. Il doit être identique des deux côtés — Meta l'utilise une seule fois, pour prouver que l'adresse vous appartient.

   Enfin, abonnez-vous aux champs. Sans cette étape, rien n'arrive, même si l'adresse est correcte :

   • messages — les messages entrants et les accusés de lecture
   • calls — les appels et les appels manqués
   • message_template_status_update — l'approbation de vos modèles

7. Préparer la publicité « Cliquer pour WhatsApp »

   Facultatif, mais c'est là que viennent la plupart des prospects. Dans le gestionnaire de publicités, choisissez l'objectif Trafic ou Interactions, puis la destination WhatsApp et le numéro configuré.

   Notez l'identifiant de chaque publicité : c'est lui qui permettra le routage par campagne dans FChat Business. Il apparaît aussi en haut de chaque conversation issue de cette pub, avec un bouton pour le copier.

   Gestionnaire de publicités

Étape 2 sur 2 · côté FChat Business

Créer une entreprise dans FChat Business

Réservé au super-administrateur : Paramètres › Ajouter une entreprise. Une entreprise = un espace totalement isolé. Aucune donnée ne circule d'une entreprise à l'autre.

1. Identité de l'entreprise

   Un identifiant court, en minuscules et sans accent (groupe-elako) : il ne se change plus ensuite. Puis le nom affiché, la couleur de marque et le logo. L'application prend cette couleur pour cette entreprise.

2. Connexion WhatsApp

   Collez l'identifiant du numéro, l'identifiant du compte WhatsApp Business et le jeton permanent récupérés à l'étape précédente. Choisissez la langue par défaut des modèles (fr).

   FChat Business crée au passage la table d'aiguillage : c'est elle qui fait qu'un message arrivant sur ce numéro atterrit dans cette entreprise et nulle part ailleurs.

3. Compte administrateur

   Nom, e-mail et mot de passe provisoire du responsable. Il pourra ensuite créer ses agents lui-même. Demandez-lui de changer son mot de passe à la première connexion.

4. Premier test

   Depuis un téléphone personnel, envoyez « bonjour » au numéro de l'entreprise. Le message doit apparaître dans FChat Business en quelques secondes. Répondez : le retour doit arriver sur le téléphone. Si les deux sens fonctionnent, la plomberie est bonne.

5. Réglages de démarrage

   Dans l'ordre de rentabilité :

   • Réponses automatiques — accueil et horaires d'ouverture
   • Attribution automatique — qui reçoit les nouveaux contacts
   • Réponse après appel manqué — le rattrapage le plus rentable
   • Réponses rapides — tarifs, adresse, catalogue
   • Alerte de réactivité — 10 min / 30 min pour commencer
   • Modèles — à faire approuver tôt, l'examen prend du temps
   • Étapes de vente — ajustez le pipeline à votre cycle réel
   • Relance automatique — une fois les modèles approuvés
   • Routage par campagne — dès que les publicités tournent

6. Former l'équipe

   Trois réflexes suffisent au démarrage : s'assigner une conversation qu'on prend en main, étiqueter Client au moment de la vente, passer en résolue quand c'est terminé. Tout le tableau de bord repose sur ces trois gestes.

Référence

Où coller chaque valeur

Les mêmes valeurs Meta servent à deux endroits : FChat Business pour la boîte de réception, et SFAV pour les envois WhatsApp du backend (confirmations d'inscription, notifications).

Avant d'ouvrir au public

Vérifier que tout marche

Sept contrôles, dans l'ordre. Si l'un échoue, inutile de passer au suivant.

1. Un message envoyé au numéro depuis un téléphone arrive dans FChat Business.
2. Une réponse depuis FChat Business arrive sur le téléphone.
3. Une photo et un message vocal s'envoient et se lisent dans les deux sens.
4. Un appel vers le numéro laisse une trace dans la conversation.
5. Le nouveau contact apparaît bien dans le CRM, avec la bonne succursale.
6. L'étiquette « Client » fait basculer la fiche CRM en Converti.
7. Le tableau de bord affiche ce test sur la journée en cours.

Quand ça coince

Dépannage