Frais impayés qu'on découvre trop tard, présences notées à la main, élèves ou étudiants « perdus » quand ils changent de classe, familles jamais informées, données qui disparaissent quand internet coupe… SFAV met de l'ordre dans tout ça — inscriptions, frais, paiements, présence, passages de classe et communication aux parents — sur un seul outil, clair et rapide.
Pensé pour l'école primaire et secondaire comme pour l'université, l'institut supérieur ou la haute école. Vous encaissez en espèces, par mobile money ou par la banque, et les parents suivent la scolarité de leur enfant — et peuvent même payer à distance, depuis la maison.
École, université, institut supérieur ou haute école : chaque problème du quotidien a déjà sa solution, intégrée et pensée pour le terrain.
Les frais s'accumulent, les rappels se perdent, la trésorerie est un mystère.
✔ Solde de chaque élève en temps réel, reçu imprimé à chaque paiement — encaissé en espèces, par mobile money ou par la banque.Cahiers de présence, retards jamais comptés, aucun bilan fiable.
✔ Pointage par QR ou manuel, retards calculés, rapports d'assiduité par période.Impossible de retrouver ses frais et sa présence des années passées.
✔ Passage de classe guidé + parcours complet de l'élève, année par année.Une coupure et plus rien ne fonctionne, ou pire : des données perdues.
✔ Mode hybride : l'app marche hors-ligne et se synchronise dès le retour du réseau.Absences, paiements, communiqués : l'information ne circule pas, et payer oblige à se déplacer.
✔ Notifications, SMS et espace parent : chaque famille suit son enfant et peut même régler les frais à distance, depuis la maison.Chaque site a ses fichiers, aucune vue d'ensemble.
✔ Multi-succursale et multi-devise, chacun ses données, une administration unifiée.Ce que l'application vous apporte concrètement, pour l'école, l'université, l'institut supérieur ou la haute école.
Enregistrez chaque élève une fois, retrouvez-le pour toujours.
Reproduisez votre organisation réelle — sections, options, classes ou promotions — propre à chaque site.
Des frais justes, ciblés, et figés pour rester exacts dans le temps.
En espèces, par mobile money ou par la banque — et le reçu s'imprime à l'instant.
Fini l'appel à la main : arrivée et sortie en un scan.
Vos horaires, vos congés, votre calendrier — l'app compte les jours exactement comme votre établissement fonctionne.
Un bilan clair par jour ou sur une période, par année scolaire.
Faites passer toute une classe en 3 étapes guidées, sans rien perdre.
Toute la scolarité d'un élève, année par année, en un écran.
Des cartes d'élève professionnelles, imprimables en un clic.
Chaque famille reste au courant — sans que vous ayez à courir après elle.
Votre équipe (enseignants, encadreurs, personnel) enregistrée, pointée et payée sans paperasse.
Chaque sortie d'argent enregistrée et justifiée par un bon.
Enregistrez l'argent qui entre en dehors des frais scolaires : apports, remboursements, autres recettes.
Tout ce qui est entré et sorti, avec le solde — au franc près.
Un compte par membre du personnel, et chacun ne voit que ce qu'il doit voir.
Plusieurs sites ou établissements, des données parfaitement séparées.
L'app s'adapte à votre établissement, pas l'inverse.
Travaillez partout ; l'app rattrape la synchro toute seule.
Les chiffres dont la direction a besoin, prêts à imprimer.
Suivez l'ordre ci-dessous : chaque étape prépare la suivante. Les mêmes principes valent pour une école, une université, un institut supérieur ou une haute école (les mots « classe / élève » deviennent « promotion / étudiant » automatiquement selon votre secteur).
C'est la fondation : tout (frais, inscriptions, paiements, présence) est rattaché à une année. Commencez toujours par elle.
Le premier niveau d'organisation : Maternelle, Primaire, Secondaire… (ou Faculté / Département dans le supérieur).
Le sous-niveau rattaché à une section : options du secondaire, filières/mentions du supérieur.
Le niveau où sont réellement inscrits les apprenants. Il se rattache à une option.
Le barème de ce que paient les familles, par année et par classe. Figé une fois saisi, il reste exact dans le temps.
Vos horaires réels, vos congés et votre calendrier — pour que l'assiduité soit comptée juste, sans tricher.
Cliquez sur une carte pour l'ouvrir : à quoi ça sert, comment l'utiliser, et un cas d'usage réel.
À quoi ça sert : créer la fiche d'un élève ou étudiant, une fois pour toutes, et l'inscrire pour l'année.
Comment : écran Apprenants → bouton Ajouter. Renseignez identité, sexe, date de naissance (contrôlée), photo, contacts des parents/tuteur et l'école de provenance (avec autocomplétion). L'année en cours et la classe sont pré-remplies ; le matricule est généré automatiquement. Validez : l'anti-doublon empêche les inscriptions en double.
Cas d'usage : à la rentrée, la secrétaire inscrit « Grâce Kabengele » en 1ère Primaire : photo prise, parents renseignés, matricule attribué. Sa carte et sa présence sont aussitôt disponibles.
À quoi ça sert : corriger ou compléter une fiche (nom mal orthographié, nouveau numéro de parent, photo…).
Comment : dans la liste Apprenants, glissez la fiche (ou bouton Modifier) → ajustez les champs → enregistrez. Les changements se synchronisent automatiquement.
Cas d'usage : un parent change de numéro. Vous ouvrez la fiche, mettez à jour le contact : les prochaines notifications d'absence partiront au bon numéro.
À quoi ça sert : encaisser un frais et remettre le reçu, en espèces, par mobile money ou par la banque.
Comment : sur la fiche de l'élève, bouton Payer → l'app affiche uniquement les frais encore dus pour l'année en cours (les frais soldés sont désactivés). Choisissez le frais, le montant, le mode (espèces / mobile money / banque), validez → le reçu s'imprime et le paiement entre dans l'historique. Un parent peut aussi payer à distance depuis son espace.
Cas d'usage : un père verse 150 $ sur la scolarité de 300 $. Le reçu sort à l'instant, le solde passe à 150 $ ; au prochain paiement, seul le reste dû est proposé.
À quoi ça sert : le barème, c'est la liste des frais qu'un élève doit pour une année précise — chaque ligne porte un libellé, un montant dû et une devise. C'est lui qui décide, au moment de payer, ce que l'app propose, et qui calcule le reste : Dû − Payé = Reste.
À quoi ça sert : réduire ce qu'un élève précis doit sur un frais, sans rien changer à ce que les autres paient : demi-tarif, un pourcentage, un montant fixe déduit, ou la gratuité totale (enfant du personnel, bourse d'excellence, cas social…).
À quoi ça sert : voir en un coup d'œil la situation financière de l'élève pour l'année : chaque frais, ce qui est payé, ce qui reste.
Comment : bouton Détail sur la fiche → une fenêtre liste tous les frais avec montant, payé et solde. Vous pouvez imprimer ce détail en PDF.
Cas d'usage : un parent demande « où en est mon fils ? ». Vous ouvrez Détail, vous voyez « Scolarité : 150/300, Uniforme : payé », et vous imprimez le récapitulatif à lui remettre.
À quoi ça sert : retrouver toute la scolarité d'un élève, année par année — même après un changement de classe.
Comment : bouton Parcours → un onglet par année (classe de l'époque, statut, frais) + un onglet Total. Chaque année affiche un tableau de bord de présence (jours parcourus, présences, absences, retard moyen, appréciation) et la carte progression de l'année. Section « Détails de l'apprenant » repliable + bouton Générer la fiche (PDF).
Cas d'usage : un élève de 4ème veut une attestation. Le Parcours montre ses 3 années précédentes, ses frais réglés et son assiduité « Régulier et ponctuel » ; vous générez sa fiche PDF avec photo et entête de l'école.
À quoi ça sert : produire une carte d'élève professionnelle (format carte bancaire, recto/verso) avec le QR du matricule qui sert au pointage.
Comment : bouton Carte sur une fiche pour une carte, ou impression en masse depuis la liste (toutes les cartes du filtre courant : classe, section…). Choisissez le modèle, prévisualisez, imprimez ou enregistrez le PDF.
Cas d'usage : en début d'année, vous filtrez « 1ère Primaire » et lancez l'impression en masse : toutes les cartes de la classe sortent d'un coup, prêtes à plastifier. Le QR servira ensuite à pointer la présence.
À quoi ça sert : enregistrer arrivées et sorties sans appel à la main, et prévenir automatiquement les parents.
Comment : écran Présence. Deux façons : scanner le QR de la carte (choisissez le sens « Arrivée » ou « Sortie ») — le 1er scan du jour = arrivée, le 2e = sortie — ou le pointage manuel : choisissez la classe et la date, cochez les présents (bouton « Tout présent » pour aller vite). Le parent reçoit une notification gratuite (SMS en option).
Cas d'usage : à 7h30, le surveillant scanne les élèves à l'entrée. Ceux arrivés après l'heure configurée sont marqués en retard ; chaque parent reçoit « Votre enfant est arrivé à 7h42 ».
À quoi ça sert : obtenir un bilan d'assiduité fiable, par jour ou sur une période, pour une classe et une année.
Comment : écran Présence → icône Rapports. Choisissez « par jour » ou « analyse période », la classe et l'année scolaire. Le calcul tient compte de votre configuration (jours ouvrés, fériés reconductibles, vacances). Exportez en PDF.
Cas d'usage : en fin de trimestre, le préfet édite le rapport d'une classe : jours ouvrés = 58, un élève à 55 présences et 3 retards → « Régulier ». Le PDF part au conseil de discipline.
À quoi ça sert : faire passer une information à toutes les familles (réunion, congé, rappel de frais) sans les appeler une par une.
Comment : menu Communiqués → rédigez le message → publiez. Il apparaît dans l'espace parent et déclenche une notification. Vous pouvez cibler l'ensemble de l'établissement.
Cas d'usage : la veille d'un jour férié, la direction publie « Pas de cours demain, reprise mercredi ». Tous les parents sont prévenus le soir même, sans un seul appel téléphonique.
À quoi ça sert : savoir précisément qui n'a pas payé et éditer la liste des élèves à relancer.
Comment : écran Apprenants → Imprimer la liste pour Recouvrer. Choisissez le type : sur base de critères (section/option/classe, catégorie) ou sur base de montant, et le frais concerné. L'app génère la liste des élèves en retard, prête à imprimer et à distribuer.
Cas d'usage : à la mi-trimestre, l'économe édite « les 2ème Commerciale qui doivent encore la scolarité » : la liste nominative sort en PDF et les titulaires la remettent aux élèves concernés.
À quoi ça sert : faire monter toute une classe à l'année suivante, sans ressaisir personne et sans perdre l'historique.
Comment : menu Passage de classe, en 3 étapes verrouillées : Départ (classe de départ + année cible) → Décision (Promu / Redoublant / Parti / Diplômé, frais de réinscription optionnels) → Validation. Une erreur ? Le passage s'annule et remet tout comme avant.
Cas d'usage : fin juin, vous passez la « 1ère Primaire » en « 2ème » : 28 promus, 2 redoublants. En septembre, chaque élève retrouve son parcours complet, et un nouveau frais de réinscription apparaît si vous l'avez prévu.
En haut à droite de l'écran Apprenants, le menu ⋮ (trois points) réunit tous les outils de gestion de la liste. Les voici un par un ; certains ouvrent un écran déjà décrit plus haut.
Ces outils existent dans tous les secteurs SFAV. Ils gèrent votre argent, votre équipe et vos sites.
À quoi ça sert : tracer chaque sortie d'argent (achats, charges, salaires) et l'imprimer en bon.
Comment : carte/menu Dépenses → Ajouter une dépense : date, motif, catégorie, montant, devise, mode de paiement, type (Charge ou Investissement), bénéficiaire → Enregistrer et Imprimer. Un Rapport des Dépenses par période est disponible.
Cas d'usage : achat de craies et de fournitures pour 40 000 FC : vous l'enregistrez en « Fourniture de Bureau », le bon s'imprime, la dépense entre dans le rapport de trésorerie.
À quoi ça sert : enregistrer l'argent qui entre en dehors des frais scolaires — apport, remboursement, don, autre recette.
Comment : carte Total Entrées (menu Entrées Trésorerie) → Nouvelle Entrée : montant, devise, catégorie (Entrée, Solde, Paiement Facture…), apporteur et libellé → Enregistrer. Un bon d'entrée s'imprime et le montant alimente le solde de caisse.
Cas d'usage : l'école reçoit 200 $ de location de sa salle des fêtes : vous l'enregistrez en entrée, sans le confondre avec les frais des élèves.
À quoi ça sert : savoir, sur une période, tout ce qui est entré et sorti — et le solde, au franc près.
Comment : carte Solde (menu Rapport de Trésorerie) → choisissez les dates, le compte, l'utilisateur et la succursale → Générer le Rapport PDF. Il réunit paiements de frais, entrées et dépenses, avec un solde progressif par devise, puis Afficher / Sauvegarder / Partager.
Cas d'usage : en fin de mois, la direction édite le rapport : total encaissé, total dépensé et solde ; elle le compare à la banque et à la caisse.
À quoi ça sert : tenir le registre du personnel (enseignants, encadreurs), pointer les présences et préparer la paie.
Comment : menu Travailleurs → + pour ajouter un membre (fonction, salaire, photo) ; Carte pour sa carte de service à QR. Pointage : Présence des travailleurs (scan du QR du jour ou Pointer en manuel). Retards, heures sup. et jours fériés sont pris en compte ; États de paie disponibles.
Cas d'usage : chaque enseignant scanne le QR affiché à l'arrivée et au départ ; en fin de mois, l'état de paie est prêt sans recompter les heures.
À quoi ça sert : donner à chaque membre du personnel son propre compte, avec juste ce qu'il doit pouvoir faire.
Comment : Profil → Gestion des utilisateurs (Admin) → Ajouter : nom, identifiant, mot de passe, rôle (Admin, User, Présence, Présence & Cartes…) et succursale. En modification, activez les permissions voulues. Menu Horaires de service pour leurs heures de présence.
Cas d'usage : le surveillant reçoit un compte « Présence & Cartes » : il pointe et imprime les cartes, mais n'accède ni aux finances ni aux réglages.
À quoi ça sert : gérer plusieurs implantations avec des données parfaitement séparées, sous une seule administration.
Comment : menu Succursales (Admin) → + pour créer un site (Nom, Secteur). Icône de bascule pour changer de site actif ; l'Admin peut aussi consulter « Toutes les succursales ». Copie du catalogue possible d'un site à l'autre.
Cas d'usage : un complexe scolaire a une annexe : chaque site a ses élèves et sa caisse ; le promoteur voit le cumul quand il choisit « Toutes ».
À quoi ça sert : adapter l'app à votre établissement : identité, logo, reçus et dizaines d'options de fonctionnement.
Comment : menu Profil → renseignez entreprise, adresse, taux de change, notes de bas de reçu, tailles d'impression, puis Modifier pour enregistrer. Tuiles Télécharger/Modifier le logo et de nombreux interrupteurs (QR sur le reçu, samedi ouvré, fidélité, mode 100% en ligne…).
Cas d'usage : vous chargez le logo de l'école et activez « QR sur chaque reçu » : tous les reçus sortent désormais à votre image et vérifiables.
Ce que vit le parent sur son téléphone : comment il se connecte, comment il s'y retrouve, et tout ce qu'il peut suivre ou régler à distance.
À quoi ça sert : donner à chaque famille un accès sécurisé au suivi de son enfant, depuis son propre téléphone.
Comment : le parent installe l'application (bouton Télécharger) et ouvre Espace parent. Il saisit le numéro de téléphone enregistré sur la fiche de l'enfant (tuteur, père ou mère) ou son email. Il reçoit un code de vérification — gratuit par email, ou par SMS s'il dispose d'un crédit — le saisit, et accède à la liste de ses enfants. La session reste ouverte 30 jours.
Cas d'usage : Maman Awa saisit son numéro, reçoit le code par email, et voit aussitôt ses deux enfants — l'un au primaire, l'autre au secondaire — même s'ils sont dans deux établissements différents.
À quoi ça sert : tout retrouver d'un coup d'œil, sans formation.
Comment : le tableau de bord liste ses enfants (avec un sélecteur d'école s'il en a dans plusieurs). Il touche un enfant pour ouvrir sa fiche à 3 onglets : Frais (dû / payé / reste + paiement), Présence (pointages de la période), Carte (QR de l'élève). En haut à droite, l'icône Parcours (chronologie) ouvre l'historique par année. Le menu donne accès aux communiqués, au profil et à la déconnexion.
Cas d'usage : un père ouvre l'app le soir, touche « Béni », lit « présent aujourd'hui à 7h35 », consulte le solde de la scolarité, puis bascule sur son autre enfant — le tout en moins d'une minute.
À quoi ça sert : payer la scolarité depuis la maison, au bon montant, sans file d'attente.
Comment : onglet Frais → le parent ne voit que les frais réellement dus par son enfant (son barème), au net après bourse/réduction le cas échéant. Bouton Payer par Mobile Money → il saisit le montant (borné au reste dû) → il valide sur son téléphone (M-Pesa, Orange, Airtel…) → le reçu est disponible dans l'historique, et l'école voit le paiement instantanément.
Cas d'usage : une élève boursière à 50 % : son parent voit « Plein 300 $ • Bourse 50 % • Reste 150 $ » et règle exactement 150 $, jamais le plein tarif.
À quoi ça sert : comprendre l'assiduité et l'historique de l'enfant, sans jamais confondre un congé avec une absence.
Comment : icône Parcours → une carte par année : classe de l'époque, statut, présences / absences / retard moyen / appréciation, progression de l'année et le résumé des frais. En tête, le Calendrier de l'école déroule les jours fériés (dont ceux reconduits chaque année) et les périodes de vacances.
Cas d'usage : un parent s'inquiète d'une « absence ». Il ouvre le Parcours : la journée tombait dans « Vacances de Noël » — donc aucun décompte. Il voit aussi « Régulier et ponctuel » et une progression « 96/180 jours ».
Classées par version et par date. Cliquez sur une version : pour chaque ajout, vous lisez ce que c'est, comment s'en servir, l'impact et un cas d'usage réel. Cette liste grandit à chaque nouvelle version de l'application.
Jours fériés reconductibles
Délimitation de l'année & vacances
Jauge « progression de l'année »
Bourses, réductions & gratuité par élève
Espace parent enrichi : Parcours & calendrier
Import des apprenants depuis Excel
Configuration de présence par classe
Tableau de bord de présence (Parcours) & rapports par année
Passage de classe guidé + fiche PDF + école de provenance
Frais ciblés & barèmes des années passées
Paiement plus sûr & historique de l'élève
Présence par QR, cartes d'élève & communiqués
Version actuelle de l'application : SFAV 7.5.7.
